Analyse

De tab Analytics op /financial zet de ruwe documenten en betalingen om in overzichten. Er wordt niets extra opgeslagen — alles is afgeleid uit wat de andere tabs al tonen.

Een samenvatting van dezelfde cijfers staat op Statistieken → Financieel: cash vandaag, netto over 30 dagen, runway, openstaand, plus de traagste betalers en de krapste marges. Die tab rekent niets zelf, zodat de twee niet uit elkaar kunnen lopen.

Cashflow & runway

De kernvisualisatie projecteert je kaspositie vooruit over de gekozen horizon (30, 60 of 90 dagen), in drie lijnen: best case, verwacht en worst case.

De projectie bouwt op twee bronnen, in deze volgorde:

1. Echte documenten — een openstaande factuur is een gekend kasmoment en is altijd leidend voor de maand waarin ze vervalt.
2. Verwachte lijnen — wat je nog geen document voor hebt: lonen, btw, leasing, abonnementen en het gemiddelde ritme van elke klant en leverancier.

Het startpunt is je echte banksaldo: het meest recente saldo uit het rekeninguittreksel. Op dag 0 gebeurt er dus niets — alle drie de lijnen vertrekken uit de werkelijkheid.

Wat de drie lijnen betekenen

• Best case — geen tegenslag, achterstallige facturen worden binnen de week geïnd.
• Verwacht — de realistische lijn, met een lichte korting op de geprojecteerde omzet en een lichte buffer op de geprojecteerde kosten. Iemand valt ziek, er komt een herstelling. Zonder die correctie zou “verwacht” gewoon de best case twee keer tekenen.
• Worst case — een slecht jaar: klanten betalen evenredig later, een deel van de vervallen facturen wordt afgeschreven, de kosten lopen op. Bewust geen ondergangsscenario waarin niemand nog betaalt — dat breekt rekenkundig door nul en levert een runway op waar niemand naar kan handelen.

De correcties gelden enkel op geprojecteerde bedragen, nooit op facturen die je al hebt: een factuur die bestaat wordt niet ziek.

Achterstallige facturen

Een factuur die al te laat is, wordt niet “vandaag” geïnd — die wordt pas betaald nadat iemand erachter zit. HQ spreidt achterstallige verkoopfacturen daarom over de komende weken, de oudste eerst, in plaats van ze allemaal op dag 0 te droppen.

Hoe is deze grafiek berekend?

Onder de grafiek zit een uitklapbaar paneel dat de hele opbouw toont — een runway die niemand kan nakijken is een runway waar niemand naar handelt. Je vindt er:

1. het model in drie zinnen;
2. per maand de instroom en uitstroom, elk gesplitst in facturen (die je al hebt) en verwacht (de projectie), met netto en de kaspositie op het maandeinde;
3. elk terugkerend bedrag met zijn bron (handmatig, uit historiek, uit contract) en einddatum — zie je een fout bedrag, dan corrigeer je dat op de tab Tegenpartijen;
4. de niet-geprojecteerde tegenpartijen — expliciet benoemd, want dat is kas waar de grafiek blind voor is.

De andere grafieken

Grafiek	Wat ze toont
Omzet vs kosten	Verkoop tegenover aankoop per maand over twaalf maanden, exclusief btw. Creditnota’s worden afgetrokken op de maand van de factuur die ze corrigeren
Ouderdomsanalyse	Openstaande vorderingen en schulden in 0-30 / 30-60 / 60-90 / 90+ dagen
Betaaltermijn per klant	Hoeveel dagen een klant er gemiddeld over doet, gemeten op de facturen die effectief betaald zijn
Marge per medewerker	Per consultant de verkoop tegenover de kost over de laatste twaalf maanden
Marge per opdracht	Dezelfde bedragen, maar gegroepeerd per opdracht — de krapste eerst

Waarom marge per opdracht apart staat: dezelfde consultant kan bij twee klanten een heel andere marge draaien, en een gemiddelde over allebei verbergt precies het cijfer waar een tariefgesprek over gaat.

Freelancers én werknemers tellen mee. Voor een freelancer is de kost het inkooptarief op het contract. Voor een werknemer in dienst is het zijn geschatte loonkost voor elke maand dat hij in dienst was — ook de maanden zonder opdracht, want die kost is echt. Bij een opdracht wordt de loonkost van een maand verdeeld over de uren die hij die maand werkte.

Is de kost niet gekend (geen inkooptarief op het contract, of nog geen loonkost), dan staat er een * bij de naam en rekent HQ geen marge uit. Er wordt geen marge meer verzonnen.

Fiscale ruimte

Onderaan de tab staat per kostencategorie hoeveel je dit jaar al uitgaf tegenover een richtbedrag, en hoeveel er nog overblijft. De balk wordt oranje vanaf 80 % en rood wanneer je erover gaat.

• De richtbedragen zijn de gemiddelde bedragen die zelfstandigen inbrengen volgens beroepskosten.be. Er staan alleen kosten in met een lage kans op controle (5/10 of minder) die goed te rechtvaardigen zijn (7/10 of meer). Eén uitzondering: Restaurant (€1.200) staat er toch in, hoewel het een hogere kans op controle heeft (7/10) en minder makkelijk te rechtvaardigen is (5/10).
• Het zijn richtbedragen, geen wettelijke plafonds. Een bedrag erboven is niet verboden, maar valt meer op.
• Besteed zijn de betalingen van dit kalenderjaar in die categorie, zonder de btw die je recupereert.
• Een betaling telt alleen mee als haar tegenpartij (of de betaling zelf) de juiste categorie heeft. Klasseer bv. je laptopleverancier onder Computers, laptops & tablets. Zie Tegenpartijen & categorieën.
• Het richtbedrag pas je aan, of zet je leeg, in Instellingen › Financieel › Categorieën, kolom Richtbedrag / jaar.

Benaderde maanden

Levert je boekhouding geen btw-opsplitsing per document (het geval bij Clearfacts), dan telt HQ het brutobedrag mee en markeert die maand als benaderd: een sterretje in het maandlabel, “(incl. btw)” in de tooltip, en een voetnoot onder de grafiek. Een benadering die gemeten lijkt is erger dan geen cijfer.

Snelheid

De lichte cijfers (kaspositie, openstaand, aging, omzet vs kosten) worden bij elk bezoek opnieuw berekend. De zware (betaaltermijn per klant, terugkerende uitstroom, marges) veranderen alleen bij een nieuwe medewerker, een contractwijziging, een nieuwe urenstaat of een bankimport; die worden ‘s nachts vooraf berekend zodat de zware herberekening nooit op je paginabezoek landt.