Reconciliatie

Reconciliëren is het antwoord op één vraag: is deze factuur nu betaald? De tab Openstaand op /financial legt de effectieve bankbewegingen naast de documenten uit je boekhouding, en toont wat nog niet klopt.

Vijf werklijsten

Openstaand is opgedeeld in vijf blokken, elk met een teller:

Blok	Wat je eraan doet
Uitgaande betalingen zonder document	Er ging geld weg waar geen aankoopfactuur bij hoort
Inkomende betalingen zonder verkoopfactuur	Er kwam geld binnen dat nergens op afgepunt is
Vervallen verkoopfacturen zonder betaling	De klant heeft nog niet betaald
Onbetaalde aankoopfacturen	Wij hebben nog niet betaald
Niet-verrekende creditnota’s	Een creditnota die nog aan geen enkele factuur hangt

Onderaan staat daarnaast Mogelijk dubbel geboekte documenten — zie Dubbele documenten.

Wat je per rij kan doen

• Details openen om data, tegenpartij, mededeling, bedragen en status te bekijken;
• Koppelen om de juiste betaling of het juiste document te selecteren;
• Negeren wanneer een item bewust niet gereconcilieerd hoeft te worden.

Koppelingen zijn veel-op-veel met deelbedragen: één betaling kan meerdere facturen dekken, en één factuur kan door meerdere betalingen afgepunt worden. Restbedragen kleiner dan €1 worden automatisch als “rond” beschouwd.

Negeren is blijvend: het item verdwijnt ook uit volgende analyses en matchvoorstellen. Het blijft omkeerbaar.

Analyse uitvoeren

De knop Analyse uitvoeren laat HQ zelf naar koppelingen zoeken. Elk paar betaling ↔ document krijgt een zekerheidsscore, en afhankelijk daarvan:

Zekerheid	Wat er gebeurt
Boven de drempel	Automatisch gekoppeld
Net eronder	Als voorstel getoond, jij bevestigt of verwerpt
Laag	Genegeerd

De drempel is instelbaar door een admin, compact bovenaan de tab.

Wat meeweegt is onder meer de gestructureerde mededeling (die is beslissend als ze klopt), het bedrag, de tegenpartij (naam, IBAN of btw-nummer) en hoe dicht de datums bij elkaar liggen. Terugbetalingen worden altijd als voorstel getoond en nooit stil gekoppeld.

Creditnota’s

Een creditnota wordt niet aan een betaling gekoppeld maar aan de factuur die ze verrekent. HQ herkent een creditnota aan haar documenttype én aan het teken van het bedrag: een factuur met een negatief totaal is een creditnota, ongeacht wat de boekhouding erbij zette. Sommige leveranciers boeken het namelijk zo.

Wat er naar Banqup teruggaat

Koppel je een betaling aan een document dat in Banqup nog niet als betaald staat, dan schrijft HQ dat terug: het document wordt daar voor dat bedrag als betaald gemarkeerd. Verwijder je de koppeling weer, dan wordt dat teruggedraaid.

De betaalstatus van Banqup blijft daarbij leidend — HQ berekent die nooit zelf, maar leest ze na elke push opnieuw in. Creditnota-verrekeningen worden niet teruggeschreven; daar staat immers geen betaling tegenover.

Negeren per tegenpartij

Sommige tegenpartijen hoef je nooit te reconciliëren. In plaats van rij per rij te negeren, zet je de vlag Negeren op de tegenpartij zelf — in de kolom Negeren op de tab Tegenpartijen, of onderaan Openstaand in het inklapbare paneel Genegeerde tegenpartijen. Al haar betalingen en documenten blijven dan uit de buckets.

Dubbele documenten

Onderaan Openstaand spoort HQ documenten op die er twee keer in lijken te staan: zelfde tegenpartij, zelfde bedrag, rond dezelfde datum. Per groep heb je drie acties, bewust ongelijk van gewicht:

Actie	Wat het doet	Omkeerbaar
Geen duplicaat	Dit zijn twee echte documenten — toon deze groep niet meer	Ja
Negeren	Houd het document, maar buiten de reconciliatie en de buckets	Ja
Verwijderen	Verwijdert het document in je boekhouding én hier	Nee

Opgepast

Verwijderen is onomkeerbaar. De knop vraagt daarom twee keer, verwijdert eerst in de boekhouding en pas lokaal bij succes, en weigert zolang er nog koppelingen aan het document hangen — ontkoppel die eerst. Elke poging, geslaagd of niet, komt in het activiteitenlogboek.

Twee dingen die bewust geen duplicaat vormen: documenten van dezelfde leverancier met opeenvolgende nummers (die factureert twee dingen — een loonsecretariaat doet dat per werknemer), en documenten zonder tegenpartij.