Triggered emails

Met triggered emails stuurt HQ automatisch een email zodra een bepaalde gebeurtenis plaatsvindt, of wanneer een maandelijkse deadline voorbij is. Je vindt ze onder Email > Auto email > tab Triggered emails, naast de campagnes.

Alle triggered emails worden verstuurd vanaf info@engiflex.be.

Niet te verwarren met automatische taken

Automatische taken maken interne checklists aan. Triggered emails versturen mail naar buiten. Twee losse functies.

Wanneer vuurt een trigger?

Er zijn twee soorten. Gebeurtenis-triggers vuren op het moment dat er iets verandert:

• Sterke kandidaat — wanneer een kandidaat een sterke match wordt (de match haalt zowel de match-score- als de AI-beoordelingsdrempel). Mail naar de kandidaat.
• Pipeline-fase wijziging — wanneer een sollicitatie naar een bepaalde pipeline-fase verschuift. Mail naar de kandidaat.
• Auto-match vacaturesuggestie — wanneer automatische matching een vacature vindt waar de kandidaat niet op gesolliciteerd heeft, en zowel de voorselectie als de AI-beoordeling akkoord gaan. De vacature wordt naar de kandidaat gemaild. Zie hieronder — deze werkt bewust anders dan de andere.

Maandelijkse herinneringen kijken elke dag of de gekozen dag van de maand bereikt is, en gaan altijd over de voorbije maand:

• Timesheet ontbreekt — een medewerker die normaal elke maand een timesheet heeft, heeft er geen voor de voorbije maand. Standaard vanaf de 5de.
• Timesheet niet goedgekeurd — de timesheet is wel ingediend, maar de manager bij de klant heeft hem nog niet goedgekeurd. Standaard vanaf de 16de.

Het lijstje met soorten kan in de toekomst uitbreiden.

Een triggered email aanmaken

1. Ga naar Email > Auto email en open de tab Triggered emails.
2. Klik op Nieuwe triggered email. Ze wordt inactief aangemaakt, zodat je ze rustig kunt instellen zonder dat er al mails vertrekken.
3. Stel ze in (zie hieronder) en zet ze op actief wanneer alles klopt.

Zolang er geen actieve triggered email van een bepaald soort bestaat, gebeurt er niets. De timesheet-herinneringen versturen dus pas mail nadat je ze hier hebt aangemaakt en aangezet.

Instellingen

Veld	Uitleg
Naam	Herkenbare naam in het overzicht.
Trigger-type	Een van de vijf soorten hierboven.
Email onderwerp	Onderwerp van de mail. Je mag dezelfde velden gebruiken als in de inhoud.
Email content	De inhoud, met live preview ernaast.
Doel-fase	(alleen bij fase-wijziging) Náár welke fase de sollicitatie moet verschuiven om te vuren. Verplicht.
Van-fase	(alleen bij fase-wijziging) Optioneel. Laat leeg om te vuren ongeacht de vorige fase, of kies een fase om enkel die overgang te laten tellen.
Herinneren vanaf dag van de maand	(alleen bij de timesheet-herinneringen) Vanaf welke dag van de maand de herinnering over de voorbije maand mag vertrekken. Laat leeg voor de standaard (5 resp. 16). Maximum 28, zodat elke maand die dag heeft.
Owner van de kandidaat in cc	(niet bij de timesheet-herinneringen) Zet de verantwoordelijke recruiter in cc, zodat die meeleest wat er naar zijn kandidaat vertrekt. Staat standaard uit. Heeft de kandidaat geen owner, of is die niet meer actief, dan blijft de cc leeg.
Test-kandidaat	Optioneel. Als je een kandidaat kiest, vuurt de trigger alleen voor die kandidaat. Bepaalt vóór wie de trigger vuurt.
Test-ontvanger	Optioneel. Vul je hier een adres in (bv. je eigen), dan gaat de mail daarheen in plaats van naar de kandidaat. Bepaalt waar de mail belandt. Zie hieronder.
Actief	Aan/uit. Een inactieve triggered email verstuurt nooit een mail.

Velden in onderwerp en inhoud

Deze velden worden bij verzending vervangen:

Veld	Wordt
{{recipient_name}}	Naam van de ontvanger
{{owner_name}}	Naam van de verantwoordelijke recruiter
{{period}}	(herinneringen) De maand waarover het gaat, bv. juli 2026
{{client_name}}	(herinneringen) De klant waar de medewerker werkt
{{manager_name}}	(herinneringen) De manager bij de klant, als die bekend is
{{job_title}}	(auto-match, fasewijziging) De titel van de vacature
{{job_location}}	(auto-match, fasewijziging) De plaats van de vacature, bv. Antwerpen, België
{{job_url}}	(auto-match, fasewijziging) Link naar de vacaturepagina. Blijft leeg als de vacature niet gepubliceerd is — zet er dus geen tekst omheen die zonder link nergens op slaat

De auto-match vacaturesuggestie

Deze mail is anders dan de rest: bij de andere soorten reageren we op iets dat de kandidaat zélf deed (solliciteren). Hier sturen we ongevraagd een vacature op. Daarom gelden er extra regels, waar je niets voor hoeft in te stellen:

• Uitgeschreven kandidaten krijgen niets. Heeft iemand aangegeven geen marketingmails te willen, dan vertrekt deze mail niet. Dit is de enige triggered email die daarop kijkt.
• Er staat altijd een uitschrijflink onderaan, ook als je die zelf niet in de inhoud zet.
• Maximaal één zo’n mail per kandidaat per week, ook als er meerdere auto-matches gevonden worden.

Automatische matching moet aan staan

Deze trigger vuurt alleen als automatische matching zelf aan staat (Instellingen > AI > Kandidaat review). Staat die uit, dan gebeurt er niets, hoe je deze triggered email ook instelt.

Testen zonder de kandidaat te mailen

Vul Test-ontvanger in met je eigen adres (bv. wim@engiflex.be). De mail gaat dan naar jou in plaats van naar de kandidaat, zodat je precies ziet wat die zou krijgen.

Wat blijft zoals het echt zou zijn:

• de volledige inhoud, met alle ingevulde velden ({{job_title}}, enz.)
• de aanspreking — er staat gewoon de naam van de kandidaat boven

Wat er verandert, zodat een test nooit per ongeluk echt is:

• het onderwerp krijgt [TEST] vooraan
• niemand in cc of bcc, ook niet de owner van de kandidaat of de beheerders

Werkt bij elk soort triggered email, ook bij de timesheet-herinneringen: dan gaat de herinnering naar jou in plaats van naar de medewerker.

Wil je niet wachten tot de gebeurtenis zich voordoet, gebruik dan Meteen een testmail versturen.

Vergeet hem niet leeg te maken

Zolang er een test-ontvanger ingevuld staat, krijgt geen enkele kandidaat mail van deze trigger — alles komt bij jou terecht. In het overzicht staat er daarom een oranje label Testomleiding bij. Maak het veld leeg zodra je klaar bent met testen.

Twee verschillende testvelden

Test-kandidaat beperkt vóór wie de trigger vuurt. Test-ontvanger verlegt waar de mail heen gaat. Je gebruikt ze meestal samen: enkel voor die ene kandidaat vuren, én de mail naar jezelf laten komen.

Let op: een bepaalde gebeurtenis wordt maar één keer gemaild. Wil je opnieuw testen, dan heb je een nieuwe gebeurtenis nodig (bv. een andere kandidaat of een nieuwe fase-wijziging) — dezelfde nog eens laten vertrekken lukt niet.

Meteen een testmail versturen

Niet wachten tot de gebeurtenis zich echt voordoet: klik onderaan de instelpagina op Testmail versturen…. Je kiest zelf de context en de mail vertrekt meteen.

1. Sturen naar — jouw adres. Staat er al een test-ontvanger ingevuld, dan staat die hier voorgevuld. De echte ontvanger wordt nooit gemaild.

2. Kies de context, afhankelijk van het soort:

   Soort	Wat je kiest
   Sterke kandidaat, Pipeline-fase wijziging	een kandidaat
   Auto-match vacaturesuggestie	een kandidaat en een vacature
   Timesheet ontbreekt / niet goedgekeurd	een periode en een medewerker

3. Versturen. Je krijgt daarna te zien naar welk adres het ging, wat het onderwerp werd, en waar elk veld voor ingevuld is — zo zie je meteen of er een variabele leeg blijft.

Bij de timesheet-herinneringen toont de lijst alleen medewerkers die voor die periode écht een herinnering zouden krijgen. Klant, manager en periode in de testmail kloppen daardoor met de werkelijkheid.

Zo vaak als je wil

Een testmail mag je herhalen: hij telt niet mee als “al verstuurd”. Werkt ook terwijl de triggered email nog op inactief staat — je hoeft hem dus niet aan te zetten om te kunnen testen.

Geen fase kiezen bij een fase-wijziging?

Klopt. De pipeline-fase bepaalt alleen of die trigger vuurt, niet wat er in de mail staat — er is geen fase-variabele. Voor een test maakt de fase dus niets uit.

Wie krijgt de timesheet-herinnering?

	Aan	In cc	In bcc
Timesheet ontbreekt	de medewerker	de verantwoordelijke recruiter	de beheerders
Timesheet niet goedgekeurd	de medewerker	de verantwoordelijke recruiter	de beheerders

De medewerker krijgt de mail op zijn EngiFlex-adres; is dat niet ingevuld, dan op zijn privé-adres.

De herinnering voor een niet-goedgekeurde timesheet gaat naar de medewerker, met de vraag om zijn manager aan te porren — niet rechtstreeks naar die manager. Wil je dat later wel, vul dan Manager email in op de opdracht (Medewerkers > opdracht).

Wie krijgt géén herinnering?

Alleen medewerkers voor wie we de voorbije maanden effectief timesheets binnen kregen. Heeft iemand een opdracht maar komt er nooit een timesheet binnen (bv. omdat zijn portaal niet uitgelezen wordt), dan volgt er geen herinnering — anders zou die elke maand onterecht een mail krijgen.

Verzonden triggered emails

Onder de lijst staat Verzonden triggered emails: welke mail wanneer naar wie vertrok, met de status. Een mislukte verzending staat er als Mislukt bij.

Tips

Veilig testen

Snelste weg: Testmail versturen… onderaan de instelpagina. Meteen resultaat, zo vaak als je wil, ook als de triggered email nog inactief is. Zie Meteen een testmail versturen.

Wil je zien wat er gebeurt bij een echte gebeurtenis, vul dan een test-ontvanger in en zet hem op actief — dan komt die mail ook bij jou terecht. Combineer met een test-kandidaat om maar voor één persoon te vuren.

Wil je helemaal niets versturen, gebruik dan de preview naast de editor.

Geen dubbele mails

Per gebeurtenis wordt maar één keer gemaild. Verschuift een sollicitatie opnieuw naar dezelfde fase, of synchroniseert HQ dezelfde wijziging nog eens, dan wordt er niet opnieuw gemaild. (Testmails vallen hierbuiten — die mag je herhalen.) De maandelijkse herinneringen versturen maximaal één mail per maand per medewerker (resp. per timesheet), ook al kijkt HQ elke dag.