Automatische taken

Het tabblad Automatische taken (onder Taken) bevat taken die HQ automatisch voor je aanmaakt. Het heeft twee weergaves:

• Geplande taken — terugkerende taken die op een vast schema nieuwe taken genereren.
• Triggered taken — checklists die starten bij een gebeurtenis, zoals een nieuwe of vertrekkende medewerker.

Triggered taken

Een triggered taak is een checklist (een taak met subtaken) die automatisch start wanneer er iets gebeurt. Vandaag zijn er twee types, beide gekoppeld aan medewerkers:

• Onboarding — start wanneer je een nieuwe medewerker toevoegt.
• Offboarding — start wanneer een medewerker op inactief gaat, of wanneer de uit-dienst-datum nadert.

In de weergave Triggered taken zie je elk type met een Actief-schakelaar en een knop Configureren. Staat een type uit, dan worden er geen nieuwe checklists meer aangemaakt; bestaande checklists blijven gewoon staan.

Onboarding

Bij het toevoegen van een medewerker staat in het dialoogvenster de optie “Maak onboarding checklist” aangevinkt. Laat je die aan, dan maakt HQ meteen een onboarding-taak met de juiste subtaken.

Offboarding

Een offboarding-checklist start automatisch wanneer:

• je een medewerker op inactief zet, of
• de uit-dienst-datum binnen het ingestelde aantal dagen valt (standaard 7 dagen).

Wat staat er in de checklist?

De subtaken worden samengesteld uit drie bronnen, in deze volgorde:

1. Altijd — subtaken die voor iedere medewerker gelden.
2. Contracttype — extra subtaken voor Freelance of In dienst.
3. Klant — klant-specifieke subtaken (zie hieronder).

Je beheert de eerste twee groepen via Configureren op het triggertype. Per subtaak kan je een verantwoordelijke instellen; die persoon wordt op de subtaak toegewezen.

Bij Offboarding stel je daar ook het aantal dagen vooraf in en optioneel een vaste coördinator. De coördinator wordt eigenaar van elke gegenereerde taak; is die niet ingesteld, dan valt HQ terug op de owner van de kandidaat.

Klant-specifieke subtaken

Op de klantpagina (organisatie) vind je de sectie “Checklists (klant-specifiek)”. Subtaken die je daar toevoegt, worden mee opgenomen in de checklist van medewerkers die bij die klant werken.

Een checklist handmatig starten

Naast de automatische triggers kan je een checklist ook zelf starten. Open de medewerker (via de kandidaat, tabblad Medewerker) en gebruik de knop “Start onboarding checklist” of “Start offboarding checklist”.

Geen dubbele checklists

Bestaat er voor een medewerker al een openstaande checklist van dat type, dan maakt HQ geen tweede aan. Pas wanneer de vorige checklist is afgerond (of geannuleerd), kan een nieuwe starten.

Rechten

Het beheren van triggertypes en hun subtaken is beschikbaar voor admin, management en recruiter. Gebruikers met de rol view-only hebben geen toegang tot deze configuratie.