Inkoopfacturen & betalen
Inkoopfacturen komen binnen via je boekhouding en worden gespiegeld op Financial → Documenten. Voor ze betaald worden, passeren ze een goedkeuringspoort: iemand moet bevestigen dat we dit effectief verschuldigd zijn.
Goedkeuren om te betalen
Section titled “Goedkeuren om te betalen”Op de detailpagina van een document staat de sectie Goedkeuring, boven de betaalsectie. Een document heeft één van drie standen:
| Badge | Betekenis |
|---|---|
| Nog te beoordelen | Er is nog niets beslist |
| Goedgekeurd om te betalen | Vrijgegeven — mag in een betaalbestand |
| Afgekeurd | Bewust niet betalen |
Je ziet erbij wie besliste, wanneer, en de notitie die daarbij hoort. Een beslissing kan je terugdraaien naar “nog te beoordelen”. Elke beslissing komt in het activiteitenlogboek terecht.
Alleen inkoopfacturen kunnen goedgekeurd worden. Een creditnota vermindert een schuld en een ticket is al betaald — geen van beide hoort in een goedkeuringswachtrij thuis.
De werklijst
Section titled “De werklijst”Op de tab Documenten staat een filter Goedkeuring. Zet die op Te beoordelen en je krijgt meteen de wachtrij: enkel betaalbare inkoopfacturen die nog op een beslissing wachten.
Het tweede paar ogen
Section titled “Het tweede paar ogen”Keur je een freelancerfactuur goed waarvan de gekoppelde urenstaten een ander bedrag opleveren, dan weigert HQ dat. Je krijgt het verschil te zien en de keuze Toch goedkeuren.
Dat is precies de vergissing waarvoor deze poort bestaat: de uren die wij registreerden zijn het niet eens met wat er gefactureerd wordt. Klopt het bedrag wel — een extra kost, een afgesproken correctie — dan bevestig je gewoon.
Bulkbetaling via Ponto
Section titled “Bulkbetaling via Ponto”Is je bedrijf gekoppeld aan Ponto, dan betaal je facturen rechtstreeks vanuit HQ, in één batch die je bij de bank tekent. Handig voor de maandelijkse freelancerfacturen.
Freelancers aanduiden
Section titled “Freelancers aanduiden”Open de kandidaat, tab Personeel. Bij een freelancer staat onder Betalen de schakelaar Bulk betalen. Zet die aan en bewaar: vanaf dan staan de openstaande facturen van die freelancer standaard aangevinkt.
Wanneer staat er iets klaar?
Section titled “Wanneer staat er iets klaar?”Op de tab Documenten staat de knop Bulkbetaling (n), met n het aantal betalingen dat klaarstaat. Vanaf 4 kleurt de knop groen. Op de ingestelde dag van de maand (standaard de 25e) krijg je ook een melding, als de knop die dag groen is. De dag stel je in op Instellingen → Financieel → Opvolging.
De batch samenstellen
Section titled “De batch samenstellen”De pagina Bulkbetaling toont:
- Klaar voor bulk: de openstaande facturen van aangeduide freelancers, met een factuurdatum vanaf de 1e van de maand, twee maanden terug (op 25 september: vanaf 1 juli). Oudere facturen komen niet in de lijst.
- Andere recente facturen: ingeklapt en niet aangevinkt, met een zoekveld. Hier voeg je ook facturen van gewone leveranciers toe.
Rijen zonder IBAN kan je niet aanvinken. Een factuur waarvan de urenstaten niet uitkomen, of die niet tegen een urenstaat te controleren is, staat uitgevinkt met een waarschuwing. Vink je ze toch aan, dan vraagt HQ een reden.
Onderaan zie je het totaal en de uitvoeringsdatum: standaard de vroegste vervaldag van de geselecteerde facturen, nooit vroeger dan vandaag. Je kan die aanpassen.
Tekenen
Section titled “Tekenen”Klik op Betalen via Ponto. Je gaat naar de bank om de batch te tekenen en komt daarna terug op de pagina, waar de batch met zijn status staat. Nog niet getekend? Dan kan je vanuit de lijst alsnog Tekenen, of de batch Annuleren: de facturen komen dan terug in de lijst.
Een factuur die in een batch zit, wordt niet opnieuw voorgesteld, tenzij die batch geannuleerd of geweigerd werd. Zodra de bank de betalingen uitvoert, koppelt de Ponto-synchronisatie ze vanzelf aan de facturen.
SEPA-betaalbestand
Section titled “SEPA-betaalbestand”Zonder Ponto-koppeling genereert HQ een pain.001-bestand dat je in de bank uploadt, net zoals je het rekeninguittreksel downloadt.
De knop SEPA-betaalbestand staat op de tab Documenten. Je krijgt een lijst met vinkjes van alle goedgekeurde inkoopfacturen met een openstaand saldo; alles met een IBAN staat voorgeselecteerd, met het geselecteerde totaal eronder.
Per factuur wordt gebruikt:
| Veld | Waar het vandaan komt |
|---|---|
| Begunstigde, IBAN, BIC | De betaalgegevens op het document zelf, anders het IBAN van de tegenpartij |
| Bedrag | Het openstaande saldo — wat je er al aan gekoppeld hebt, gaat eraf |
| Uitvoeringsdatum | De vervaldag, of vandaag als die al voorbij is |
| Mededeling | De gestructureerde referentie, anders het factuurnummer |
Rijen zonder IBAN staan er gedempt bij en kunnen niet aangevinkt worden. Ze blijven zichtbaar, want dat is precies wat opgelost moet worden — vul het IBAN aan bij de tegenpartij.
Alleen goedgekeurde facturen komen erin. De server controleert dat opnieuw bij het genereren; de goedkeuringspoort is de reden dat een betaalbestand überhaupt te vertrouwen is.
Wat er daarna gebeurt
Section titled “Wat er daarna gebeurt”Niets automatisch. HQ weet niet of je het bestand effectief hebt opgeladen of uitgevoerd — dat blijkt uit het volgende bankuittreksel, en dat is de bedoeling: de bank blijft de bron van waarheid over wat er echt betaald is. De reconciliatie herkent de uitgaande betalingen daarna vanzelf.
Het bestand bevat één lijn per factuur op je rekeninguittreksel (niet gebundeld), juist zodat de reconciliatie ze één voor één kan matchen.
Wie mag dit
Section titled “Wie mag dit”Goedkeuren, bulkbetalingen en betaalbestanden hangen aan een eigen recht (Inkoopfacturen goedkeuren), los van het recht om de boekhouding te bekijken: het grootboek zien en een factuur vrijgeven om te betalen zijn verschillende bevoegdheden. Standaard hebben admin en management dit recht. Zie Rollen & rechten.
Zonder bewerkrecht toont de goedkeuringssectie enkel de stand.
Documentatie laatst bijgewerkt op