CV-beheer

CV-beheer in HQ draait rond vier dingen:

• een kandidaat aanmaken met of zonder CV
• een bestaand CV uploaden of bekijken op een kandidaatprofiel
• CV-tekst opnieuw laten extraheren voor verrijking en AI-functies
• een bedrijfs-CV maken en bewaren: hetzelfde profiel in de EngiFlex-huisstijl, in de taal die je wilt en eventueel geanonimiseerd

Nieuwe kandidaat met CV

Wanneer je een kandidaat toevoegt, kun je in de praktijk op twee manieren werken:

Alleen CV

Gebruik Alleen CV wanneer je vooral snel een CV wilt doorsturen.

• upload een bestand
• HQ stuurt dit door naar Manatal
• de kandidaat verschijnt later in HQ na verwerking

Ondersteunde bestandstypen in deze flow:

• PDF
• DOC
• DOCX

Maximale bestandsgrootte: 10 MB.

Gegevens + optioneel CV

Gebruik de detailmodus wanneer je de kandidaat meteen volledig wilt aanmaken.

Daar vul je eerst de kandidaatgegevens in, zoals:

• voornaam en achternaam
• e-mailadres
• telefoon
• headline
• LinkedIn
• adres en locatie
• samenvatting

Daarna kun je optioneel ook een CV uploaden.

Ondersteunde bestandstypen in deze flow:

• PDF
• DOC
• DOCX
• TXT
• RTF

Ook hier geldt een maximum van 10 MB.

CV op een bestaand kandidaatprofiel

Op het tabblad Profiel van een kandidaat kun je het huidige CV bekijken via Bekijk CV.

Als een kandidaat al een CV heeft, kan HQ dat gebruiken voor verdere verwerking en AI-functies.

CV-extractie

In het blok CV data op het kandidaatprofiel zie je de extractiestatus van het CV.

Mogelijke statussen zijn:

• Niet gestart
• In wachtrij
• Bezig
• Geslaagd
• Mislukt

Van daaruit kun je:

• Start CV extractie gebruiken wanneer er nog geen verwerking gebeurd is
• Herstart CV extractie gebruiken wanneer je een nieuwe verwerking wilt forceren

Bij een mislukte verwerking toont HQ ook een foutmelding. Tijdens een lopende extractie kunnen handmatige wijzigingen nog steeds, maar die kunnen later afwijken van de automatisch geëxtraheerde data.

Wat levert CV-extractie op?

CV-extractie helpt HQ om profieldata aan te vullen of te hergebruiken, bijvoorbeeld voor:

• skills
• talen
• disciplines
• seniority
• sectoren

Die gegevens kun je daarna nog altijd handmatig nakijken en aanpassen op het kandidaatprofiel.

CV gebruiken in Review CV

In de AI-flow CV review voor indiening kan HQ verschillende CV-bronnen gebruiken:

• CV ophalen van profiel — gebruik het huidige CV dat aan het profiel hangt
• Huidig CV gebruiken — gebruik reeds verwerkte CV-tekst uit het profiel
• Nieuw CV uploaden — gebruik tijdelijk een ander bestand voor de review

Zo hoef je niet telkens opnieuw hetzelfde document op te laden wanneer een kandidaat al een bruikbaar CV in HQ heeft.

Bedrijfs-CV maken

Op het kandidaatprofiel staat onder CV het tabblad CV’s. Daar staan alle documenten van de kandidaat bij elkaar: bestanden die je hebt geupload én bedrijfs-CV’s die je in de EngiFlex-opmaak hebt gemaakt.

Eén CV is het huidige. Dat herken je aan het label Huidig in de lijst; met Als huidig naast een andere rij verzet je het. Standaard is dat het laatst geuploade bestand.

Klik een rij aan om hem te bekijken: bij een upload zie je het document, bij een bedrijfs-CV opent de editor eronder.

Klik bovenaan op + Nieuw bedrijfs-CV. HQ vult het meteen in met wat het al over de kandidaat weet — functies, werkgevers, periodes, skills, talen en het laatste diploma — en bewaart het als een document. Je kunt er meerdere naast elkaar hebben: bijvoorbeeld een Nederlandse volledige versie en een Engelse geanonimiseerde. Ze staan als knopjes bovenaan; klik erop om te wisselen.

Per bedrijfs-CV stel je in:

• een naam, zodat je ze uit elkaar houdt (“NL – volledig”, “EN – anoniem”)
• de template (de opmaak)
• de taal
• of het geanonimiseerd moet zijn

Links bewerk je de inhoud, rechts zie je meteen hoe het CV eruitziet. Elk veld is aanpasbaar, en een ervaring die je er niet in wilt (de CV-verwerking levert soms een onbruikbare regel op) haal je weg met Verwijderen.

Knoppen:

• Genereer met AI — schrijft de profieltekst, herschrijft de taken per ervaring tot korte bullets, vult opleidingen, certificaten en taalniveaus aan uit het CV, en bepaalt per werkgever een sectoromschrijving. De AI verzint niets: staat het niet in het CV, dan blijft het veld leeg. In het veld Extra instructies voor de AI ernaast kun je meegeven waar de nadruk op moet liggen (“benadruk de PLC-ervaring”, “houd de profieltekst kort”, “schrijf formeler”). Laat je het leeg, dan werkt de knop zoals voorheen. Dat geldt ook voor de vertaling die je krijgt aangeboden bij een taalwissel.
• Opslaan — bewaart je aanpassingen en maakt er een nieuwe PDF van.
• Dupliceren — maakt een kopie met dezelfde inhoud. Gebruik dit wanneer je naast je Nederlandse versie ook een Engelse of een anonieme wilt: je hoeft je aanpassingen dan niet opnieuw te doen.
• Verwijderen — gooit dit bedrijfs-CV weg, met al zijn PDF’s.

Tarief en beschikbaarheid

Bovenaan de editor staan Tarief en Beschikbaarheid. Wat je daar invult komt in de kop van het CV te staan, ook op de geanonimiseerde versie.

Het tarief wordt niet automatisch overgenomen van het kandidaatprofiel. Dat zijn de cijfers waarmee wij rekenen; hier vul je in wat je de klant aanrekent.

Secties tonen

Onderaan de editor staat Secties tonen: vinkjes voor foto, contactgegevens, tarief, beschikbaarheid, profieltekst, ervaring, opleiding, certificaten, vaardigheden, talen, vrije tijd en het contactblok van de recruiter. Zet uit wat voor deze klant niet relevant is — je hoeft de opmaak er niet voor aan te passen.

Het contactblok van de recruiter toont de eigenaar van de kandidaat met e-mailadres en telefoonnummer. Dat blijft ook op een anoniem CV staan: de klant moet jou kunnen bereiken in plaats van de kandidaat.

De foto komt van het kandidaatprofiel en valt bij een geanonimiseerd CV altijd weg, ook als het vinkje aanstaat. Heeft de kandidaat geen foto, dan toont het CV er gewoon geen.

Wijzigingen ook bij de kandidaat opslaan

Naast Opslaan staat het vinkje Ook bij kandidaat opslaan. Dat staat standaard aan, en zorgt ervoor dat het werk dat je in een CV steekt ook het kandidaatprofiel verbetert — anders begint je collega de volgende keer weer bij de ruwe tekst uit het CV.

Wat er meegaat: functietitel, vrije tijd, certificaten, talen, vaardigheden, opleiding en de herschreven taken per ervaring. Na het opslaan zegt HQ erbij wat er precies is bijgewerkt.

Wat er nooit meegaat: het tarief en de beschikbaarheid (dat zijn afspraken met deze klant, geen eigenschap van de kandidaat) en de profieltekst (die zou de motivatiebrief van de kandidaat overschrijven).

Eén uitzondering: bij een vertaald CV wordt er niets teruggeschreven. HQ zegt dat er dan bij. Anders zou een Engelse vertaling het Nederlandse arbeidsverleden van de kandidaat overschrijven.

Vrije tijd en certificaten

Onderaan de editor staan Vrije tijd (hobby’s en interesses) en Certificaten. Beide staan ook op het kandidaatprofiel bij Opleiding, dus je kunt ze op beide plekken invullen en ze blijven gelijk.

Certificaten worden alleen naar het profiel geschreven wanneer het CV er heeft staan — zet je de sectie uit, dan blijft de lijst op het profiel gewoon staan.

Opgeslagen PDF’s

Elke keer dat je opslaat maakt HQ een PDF en bewaart die. De vorige versies blijven staan, met datum en tijd, zodat je altijd kunt terughalen wat je precies naar een klant hebt gestuurd — ook als de opmaak intussen is aangepast. HQ houdt de tien recentste versies per bedrijfs-CV bij.

Download laatste PDF geeft je de meest recente; in de lijst eronder klik je een oudere versie aan.

Let op: de PDF’s tonen wat er op het moment van opslaan in stond. Heb je net iets aangepast, dan zegt HQ dat erbij — sla eerst op.

Taal

HQ leest de taal van het originele CV en neemt die over. Staat het CV in het Engels, dan krijg je een Engels bedrijfs-CV, met Engelse sectiekoppen. Is er te weinig CV-tekst om dat te bepalen, dan valt HQ terug op Nederlands en zegt dat erbij.

Je kunt de taal omzetten met de keuzelijst. HQ vraagt dan of de inhoud vertaald mag worden met AI — doe dat, anders krijg je koppen in de ene taal en zinnen in de andere. De vertaling vertrekt van wat er staat, dus je eigen correcties gaan mee. Bedrijfsnamen, technologieën, certificaten en de naam van de school blijven onvertaald.

Beschikbare talen: Nederlands, Frans en Engels.

Anonimiseren

Het vinkje Anonimiseren maakt van dezelfde template een versie die je kunt delen zonder dat de klant de kandidaat rechtstreeks kan benaderen:

• de naam wordt “Kandidaat”
• e-mailadres, telefoonnummer, LinkedIn en geboortedatum verdwijnen
• van het adres blijft alleen de plaats over
• werkgeversnamen en de school worden vervangen door hun sector, bijvoorbeeld “consultancy in bancaire dienstverlening”
• vermeldingen van de naam of de werkgever in de lopende tekst worden ook weggehaald

Wat de klant nodig heeft om te beoordelen blijft wél staan: functietitels, periodes, taken, skills, talen en diploma’s.

Je hoeft hiervoor geen aparte template te kiezen — het is dezelfde opmaak, met minder gegevens erin. Zet het vinkje om en de preview verandert meteen mee.

Templates

Welke opmaak beschikbaar is, staat onder Instellingen → Recruitment data → CV-templates. Er is altijd een standaardtemplate; komen er meer bij, dan kies je er één in de keuzelijst bij het bedrijfs-CV. Het aanpassen van templates zelf is voorbehouden aan beheerders.

Wanneer gebruik je welke flow?

• Gebruik Alleen CV voor snelle intake richting Manatal
• Gebruik Gegevens + optioneel CV als de kandidaat meteen volledig in HQ moet staan
• Gebruik Start of herstart CV extractie wanneer de profieldata uit het CV opnieuw verwerkt moet worden
• Gebruik Review CV wanneer je het document wilt beoordelen voor een specifieke vacature
• Gebruik Bedrijfs-CV wanneer je het profiel in de EngiFlex-huisstijl naar een klant stuurt, en wanneer je wilt kunnen terugvinden wat je precies verstuurd hebt
• Zet het CV dat je wilt gebruiken op Huidig, zodat je collega’s meteen het juiste document zien