Juridische documenten

Onder Legal → Documenten vind je de juridische documenten van je bedrijf op één plek, verdeeld over drie tabbladen:

• Templates — contracttemplates (freelance, arbeidscontract, …), beleidsteksten zoals het privacybeleid, en verwerkersovereenkomsten (DPA’s).
• Neergelegde documenten — jaarrekeningen, balansen, statuten, publicaties in het Staatsblad, UBO-registratie, notulen.
• DPA-register — per leverancier (Manatal, Microsoft, …) welke persoonsgegevens die verwerkt, waar, en onder welke verwerkersovereenkomst. Zie DPA-register.

HQ bewaart alleen een link naar het document. Het document zelf blijft waar het staat: een bestand in SharePoint/Teams of een pagina op een website. Zo werk je altijd met de meest recente versie.

Wie heeft toegang?

Standaard kunnen beheerders en management de pagina openen en documenten toevoegen, wijzigen en verwijderen. Recruiters zien de Legal-module niet. Een beheerder kan dat aanpassen via rollen & rechten.

Een document toevoegen

1. Klik op + Document toevoegen.
2. Vul in:
   • Naam: bv. Freelance contract NL.
   • Soort: kies een bestaande soort of typ een nieuwe, bv. Arbeidscontract. Een nieuwe soort verschijnt meteen als filter bovenaan.
   • Link: de link naar het bestand of de webpagina. In SharePoint/Teams gebruik je Kopieer koppeling.
   • Link naar uitleg (optioneel): bv. een document dat uitlegt wanneer en hoe je dit contract gebruikt.
   • Omschrijving (optioneel).
3. Klik op Opslaan.

Het document komt in het tabblad waar je op dat moment staat.

Klik op een rij om ze te bewerken, of op Verwijderen om ze te schrappen. Met de knoppen bovenaan filter je op soort.

Een hele map toevoegen

Staat er in SharePoint/Teams een map vol documenten — bijvoorbeeld alle jaarrekeningen — dan hoef je ze niet één voor één toe te voegen:

1. Klik op Map importeren.
2. Plak de link van de map (in SharePoint/Teams: Kopieer koppeling op de map zelf) en klik op Ophalen.
3. Kies de soort voor de hele reeks, bv. Jaarrekening.
4. Vink af welke bestanden mee moeten. Bestanden die al in de lijst staan, krijgen het label al toegevoegd en staan standaard uit.
5. Klik op Toevoegen.

De naam van elk document is de bestandsnaam zonder extensie. Submappen worden niet meegenomen; importeer die apart. Ook hier bewaart HQ alleen de links — er wordt niets gekopieerd.

Opmerking

Zorg dat de mensen die de link openen ook toegang hebben tot het bestand in SharePoint/Teams. HQ regelt die toegang niet.

Een contract invullen

Dit werkt op het tabblad Templates. Een Word-template (.docx) in SharePoint/Teams kan HQ voor je invullen met de gegevens van een medewerker, klant of tegenpartij.

1. Klik op Invullen naast het template.
2. Kies de wederpartij. Vul bij Extra gegevens in wat HQ niet weet, bv. Startdatum, Brutomaandloon of Dagtarief.
3. Klik op Invulplekken zoeken. De AI zoekt de lege plekken in het template (puntjes, streepjes, [NAAM], …) en stelt per plek een waarde voor.
4. Kijk de lijst na:
   • Ingevuld: pas een waarde aan als ze niet klopt.
   • Ontbreekt: vul de waarde zelf in, of laat leeg om ze later in Word aan te vullen.
   • Niet kunnen invullen: die plekken vul je in Word zelf in.
   • Nakijken in Word: keuzeclausules (bv. “schrappen wat niet past”) schrapt HQ niet.
5. Klik op Controleren om te zien of alles kan worden ingevuld, of meteen op Genereren.

Het ingevulde contract komt als Word-bestand in SharePoint (map Contracten) en verschijnt onderaan de pagina onder Ingevulde contracten. Lees het daar na voor je het laat tekenen.

Opmerking

De AI mag de tekst van het contract niet wijzigen: ze wijst alleen de invulplekken aan. HQ vult ze zelf in en controleert daarna dat de rest van het document letter voor letter gelijk is aan het template. Lukt dat niet, dan wordt er niets opgeslagen.

Opgepast

De gegevens van de wederpartij en je extra gegevens (bv. loon) worden naar het AI-model gestuurd om de invulplekken te vinden.

DPA-register

Het tabblad DPA-register is het register van verwerkers dat de AVG (art. 30) vraagt, en het dossier dat klanten opvragen in een vendor assessment. Per verwerker staat er:

• Doel: waarvoor we de leverancier gebruiken.
• Persoonsgegevens en betrokkenen: welke gegevens van wie (kandidaten, medewerkers, klantcontacten, …).
• Waar en doorgifte: waar de gegevens staan, en de waarborg als dat buiten de EU is (meestal de EU-standaardcontractbepalingen, SCC).
• DPA: de link naar de verwerkersovereenkomst. Staat er Ontbreekt, dan moet de DPA nog opgevraagd worden.
• Nagekeken: wanneer de DPA laatst werd nagekeken. Doe dat jaarlijks.

Klik op een rij om ze te bewerken, of op + Verwerker toevoegen als je een nieuwe leverancier in gebruik neemt die persoonsgegevens verwerkt.