Documenten
De tab Documenten op /financial is een spiegel van je boekhouding:
verkoop- en aankoopfacturen, creditnota’s en aankooptickets. HQ leest ze in en
toont ze; het bewerkt ze niet. Wil je aan een document zelf iets veranderen, doe
dat in je boekhoudpakket. Eén ding kan wel van hieruit: een aankoopdocument dat
nergens vandaan komt, kun je zelf
uploaden.
Twee boekhoudproviders
Section titled “Twee boekhoudproviders”Per bedrijf kies je waar de documenten vandaan komen:
| Provider | Hoe de documenten binnenkomen |
|---|---|
| Banqup | Automatisch, via een koppeling. Loopt mee met de nachtelijke taken |
| Clearfacts | Automatisch, elke nacht via de Clearfacts-portal (vraagt een portal-login). Handmatig kan ook: importeer de XLSX-exports aankoopfacturen_*.xlsx en verkoopfacturen_*.xlsx |
De keuze en de aanmeldgegevens staan onder Bedrijf instellingen → sectie Boekhoudsoftware (het menu onder je naam), met een testknop per provider. Alle overige financiële functies werken voor beide providers ongewijzigd — de documenten landen in dezelfde lijst.
Facturen uit de e-mailbox
Section titled “Facturen uit de e-mailbox”Naast de provider kan een bedrijf een facturenmailbox instellen (Bedrijf instellingen → Boekhoudsoftware). Leveranciersfacturen die daar per e-mail toekomen, worden elke nacht gelezen en bij de aankopen gezet. Vandaag herkent HQ de meldingen van Codabox.
Wat er met zo’n factuur gebeurt hangt af van wat er al bekend is:
| Situatie | Gevolg |
|---|---|
| De factuur staat er nog niet | Ze wordt toegevoegd aan de aankopen |
| De factuur staat er al (via Banqup of Clearfacts) | Alleen lege velden worden aangevuld. Wat de boekhouding al ingevuld heeft, blijft staan |
| Het bedrag of de vervaldag verschilt | Je krijgt een melding om het na te kijken. HQ kiest nooit zelf welke van de twee klopt |
Bij de eerste keer worden de mails van het lopende boekjaar (vanaf 1 januari) opgehaald; daarna alleen wat er sinds de vorige nacht is bijgekomen.
Wat je in de lijst ziet
Section titled “Wat je in de lijst ziet”Kolommen: datum · type · nummer · tegenpartij · categorie · medewerker · labels · netto · btw · bruto · vervaldatum · betaalstatus · bron · gekoppeld.
Filteren kan op:
- Richting — aankoop, verkoop, of allebei
- Type — factuur, ticket, creditnota
- Periode — jaar en kwartaal
- Bron — aangemaakt in HQ, of in je boekhouding zelf
- Koppeling — betaald/gekoppeld, deels, of niet gekoppeld
- Betaalstatus — betaald of niet betaald
- Goedkeuring — te beoordelen, goedgekeurd, afgekeurd
- Categorie en een vrije zoekterm
Het filter Goedkeuring → Te beoordelen is meteen de wachtrij voor inkoopfacturen.
Hoe vers zijn de gegevens?
Section titled “Hoe vers zijn de gegevens?”Bovenaan staat een regel met het laatste moment waarop elk kanaal is bijgewerkt: Bankrekening, Kredietkaart en Documenten. Staat er nog niet geïmporteerd, dan is dat kanaal nog nooit gevuld. Hou de muis boven een waarde voor het exacte tijdstip.
De detailpagina van een document
Section titled “De detailpagina van een document”Klik een rij aan voor het volledige document: alle bedragen, de tegenpartij, de vervaldag, de betaalstatus, de gekoppelde betalingen en — bij een inkoopfactuur — de sectie Goedkeuring.
Interne opmerking
Section titled “Interne opmerking”Elk document heeft een vrij tekstveld voor een interne opmerking. Dat blijft bewust in HQ en gaat nooit naar je boekhouding: het is een aantekening voor collega’s, geen factuurtekst. Een volgende synchronisatie overschrijft ze niet.
Labels
Section titled “Labels”Labels komen uit je boekhouding mee en zijn zichtbaar in de lijst en op het detail. Ze zijn een gesloten woordenlijst daar; vrije tekst hoort in de interne opmerking.
Een aankoopdocument zelf uploaden
Section titled “Een aankoopdocument zelf uploaden”Soms komt een aankoopdocument nergens automatisch binnen: een leverancier mailt je een PDF, of je hebt een tankbonnetje. Met de knop Document uploaden in de werkbalk stuur je het rechtstreeks naar Banqup, zonder omweg langs de Banqup-website.
Je kiest twee dingen:
| Soort | Wanneer |
|---|---|
| Factuur | Een gewone leveranciersfactuur |
| Ticket of bonnetje | Een kassaticket of kredietkaartbonnetje |
Daarna kies je het bestand: een PDF of een UBL/XML, maximaal 10 MB.
Wat er daarna gebeurt:
- Meestal staat het document meteen in de lijst — Banqup heeft het gelezen en HQ haalt het direct op.
- Soms is Banqup nog bezig. Je krijgt dan de melding dat het document verschijnt zodra Banqup klaar is; de volgende synchronisatie pikt het op.
- Soms weigert Banqup het bestand, bijvoorbeeld omdat het factuurnummer al bestaat of het ondernemingsnummer niet klopt. Je krijgt dan een foutmelding en er wordt niets toegevoegd.
Terugschrijven naar Banqup
Section titled “Terugschrijven naar Banqup”Onder Instellingen → Financieel → Banqup staat één schakelaar: Factuurstatus doorsturen naar Banqup.
- Aan — koppel je een betaling aan een factuur, dan wordt die factuur ook in Banqup als betaald gemarkeerd, en bij ontkoppelen weer teruggezet.
- Uit — koppelingen blijven puur lokaal en de betaalstatus in Banqup verandert nooit.
Reeds doorgestuurde betalingen worden ook bij “uit” nog teruggedraaid wanneer je ontkoppelt, zodat de twee systemen niet uit elkaar lopen.
Exporteren
Section titled “Exporteren”De tab heeft een eigen exportknop die de documentsoorten en je actieve filters al ingevuld heeft. Zie Overzicht → Exporteren.
Documentatie laatst bijgewerkt op