Matches

Een match is de koppeling tussen een kandidaat en een vacature. Elke match doorloopt een pipeline van begin tot eind.

Matches zijn breder dan sollicitaties. Een match ontstaat op verschillende manieren:

• een sollicitatie — de kandidaat heeft zelf gereageerd op de vacature;
• een manuele koppeling — jij zet een kandidaat op een vacature;
• een automatische match — HQ stelt de koppeling zelf voor op basis van de suggestion-engine.

Alle drie belanden ze in hetzelfde overzicht en volgen ze dezelfde pipeline. Waar deze pagina “sollicitatie” schrijft, gaat het specifiek over een kandidaat die zelf gesolliciteerd heeft; overal elders staat “match”.

Matchoverzicht

Ga naar Matches in het menu om alle matches te zien.

Zoeken en filteren

• Zoeken op kandidaatnaam of vacaturetitel
• Filteren op status (actief, inactief, alle), owner en sector
• Filteren op vakgebied van de kandidaat in drie niveaus, van breed naar fijn: Categorie › Discipline › Functietitel. Een categorie groepeert disciplines; een discipline groepeert functietitels. Een gekozen categorie beperkt de discipline- en functietitellijsten tot de bijbehorende opties.

Wat zie je in het overzicht?

Per match zie je:

• Kandidaatnaam (klik om het profiel te openen)
• Vacaturetitel (klik om de vacature te openen)
• Pipeline-fase (huidige stap in het proces)
• Status (actief of inactief)
• Aanmaakdatum van de match
• Owner
• Laatste update

Match aanmaken

Er zijn twee manieren om zelf een match aan te maken:

Vanuit het matchoverzicht

1. Klik op Match toevoegen
2. Zoek en selecteer de kandidaat
3. Zoek en selecteer de vacature
4. Klik op Opslaan

Vanuit kandidaten (bulk)

1. Ga naar Kandidaten
2. Selecteer een of meer kandidaten via de checkboxes
3. Kies de bulk actie Aan vacature toevoegen
4. Selecteer de vacature

Match analyse

Bij het aanmaken van een match kun je optioneel een CV-review laten uitvoeren: HQ haalt het CV van de kandidaat op en beoordeelt het tegen de vacature, met een score en een checklist. Maak je de match daarna aan, dan komt de review als notitie bij zowel de match als de kandidaat te staan. Zie CV review voor indiening voor meer informatie over scores en checklistpunten.

Automatische match-score

Elke nieuwe match krijgt automatisch een deterministische match-score (0–100). Deze wordt berekend op basis van vaste regels — niet door AI — en als notitie ”🤖 Matching results van sollicitatie” bij de kandidaat geplaatst.

De score weegt:

• Vereiste skills — fuzzy-matching van skills uit de vacature tegen het CV (basisscore tot 70).
• Talen — elke ontbrekende vereiste taal (Engels uitgezonderd, want impliciet) trekt 15 punten af. Nederlands, Frans, Duits, … tellen wel.
• Sector — elke ontbrekende sector trekt 5 punten af.
• Senioriteit — match geeft +5, mismatch −3.
• Discipline — overlap geeft +5.
• Locatie — tot +10 op basis van afstand tot de jobplaats.

Talenvarianten worden genormaliseerd: “Dutch”, “Nederlands”, “Vlaams” en “NL” gelden als dezelfde taal.

Sterke kandidaten

Wanneer zowel de automatische match-score als de aansluitend uitgevoerde AI CV-review boven de drempelwaardes uitkomen, wordt de kandidaat gemarkeerd als sterke kandidaat, en krijg je — als hij ook de meldingsdrempel hieronder haalt — een gebundelde notificatie. De drempels zijn door een admin instelbaar.

“Sterk” betekent overal hetzelfde: de AI-score die de badge “Sterke match” oplevert, is dezelfde die de automatische shortlist-plaatsing triggert. Verlaag of verhoog een admin die drempel, dan schuiven badge en shortlist samen mee.

De melding heeft een eigen drempel. Daarnaast staat een aparte meldingsdrempel, die alleen bepaalt vanaf welke AI-score je er ook effectief een notificatie over krijgt. Die ligt nooit lager dan de sterke-match drempel en staat standaard gelijk daaraan, dus standaard krijg je een melding over elke sterke match. Zet een admin hem hoger — bijvoorbeeld sterk vanaf 70, melding vanaf 80 — dan blijven de kandidaten daartussen gewoon sterk (badge, shortlist, kandidaat-mails), maar krijg je er geen melding meer over. Zo dring je het meldingsvolume terug zonder de shortlist leeg te trekken.

Let op: de drempel werkt vooruit, niet terug. Zet een admin hem later weer lager, dan komen de meldingen die intussen zijn overgeslagen niet alsnog binnen.

Die notificatie blijft één melding: zolang je ze niet gelezen hebt, worden nieuwe sterke kandidaten erbij geteld in plaats van er een aparte melding bij te zetten. Je ziet dus “5 sterke kandidaten gevonden” en niet vijf keer “1 sterke kandidaat gevonden” — ook in de samenvattingsmail. Zodra je de melding gelezen hebt, begint de volgende vondst een nieuwe.

Sterke kandidaten worden bovendien automatisch op de shortlist geplaatst (instelbaar). Zo verzamel je vanzelf een werklijst van de beste profielen. Zie Shortlist › Automatisch beheer.

Sterke match en supermatch

Boven de sterke-match drempel ligt nog een tweede: de supermatch. Samen vormen ze één ladder, en die ladder bepaalt — als een beheerder dat aanzet — ook meteen waar de match in de pipeline terechtkomt:

Trede	Fase
Sterke match	Te contacteren
Supermatch	Te indienen

De match schuift dus vanzelf uit Initieel naar de fase die bij zijn kwaliteit hoort, zodat je werklijst geordend staat zonder dat je elke match zelf versleept. Ook hier gaat het alleen vooruit: heb je een kandidaat zelf al verder gezet, afgewezen of aangenomen, dan blijft die fase staan. Verder dan Te indienen gaat het nooit — dat iemand bij een klant is voorgesteld, kan alleen uit het klantportaal of uit een platformmail komen.

De twee drempels stelt een beheerder in onder Instellingen › AI › Kandidaat review; of de verplaatsing zelf gebeurt, staat onder Instellingen › Automatisering › Fase-automatisering. Het volledige overzicht van automatische fasewijzigingen staat bij Pipelines & fasen.

Pipeline-fase wijzigen

De pipeline-fase geeft aan waar een kandidaat zich bevindt in het proces. Je kunt de fase wijzigen:

• In het matchoverzicht via de dropdown in de kolom “Fase”
• In het kandidaatdetail via het tabblad Jobs
• In het vacaturedetail via het tabblad Kandidaten

Zie Pipelines & fasen voor meer details over fases en milestones.

Automatisch bijgewerkt vanuit de klantportalen

Dien je een kandidaat in bij een klant via Connecting Expertise, ProUnity of SAP Fieldglass, dan hoef je de fase niet zelf te verzetten. HQ leest die portalen elke avond uit en zet de match automatisch op Aangeboden zodra de indiening daar zichtbaar is.

Wat je daarbij moet weten:

• Fases gaan alleen vooruit. Heb je iemand zelf al verder gezet, dan blijft die fase staan.
• Standaard tot en met Aangeboden. Interview, onderhandeling en aangenomen worden alleen automatisch gezet als een beheerder dat aanzet — die fases sturen namelijk e-mails en maken bij Aangenomen een medewerkerrecord aan.
• Sluit de vacature, dan sluiten de matches mee. Een kandidaat die nooit werd ingediend gaat meteen naar Verloren; iemand die wél bij de klant lag, pas 14 dagen na de sluiting — een gesloten aanvraag is niet altijd een genomen beslissing. Aangenomen kandidaten blijven staan.
• Een afwijzing zet de match op Verloren. Wijst de klant de kandidaat af — op het portaal of per mail — dan verschijnt dat als activiteit bij de kandidaat en de vacature, en gaat de match naar de fase Verloren. Een kandidaat die al aangenomen is, blijft staan waar hij staat.
• SAP Fieldglass meldt ook per mail. Een afwijzing (“Job Seeker rejected”) en de werkbon-flow (“Order submitted / accepted”) worden uit de notificatiemail gelezen, dus die fases volgen meteen in plaats van pas na de nachtelijke uitlezing.
• Niet alles kan gekoppeld worden. Kan HQ de kandidaat of de vacature niet eenduidig terugvinden — bijvoorbeeld bij twee kandidaten met dezelfde naam — dan gebeurt er niets en blijft het geval zichtbaar in het runrapport.

Een beheerder zet dit aan onder Instellingen › Automatisering › Indieningen, per portaal apart.

Bulk acties

Selecteer meerdere matches via de checkboxes:

• Exporteren — de selectie wegschrijven naar een bestand
• Verwijderen — de matches gaan naar de Prullenbak

Verwijderen vraagt eerst om bevestiging. De matches blijven daarna 30 dagen herstelbaar; pas daarna ruimt HQ ze definitief op.

Opmerking

Verwijderen is iets anders dan archiveren. Een match wordt automatisch gearchiveerd wanneer de gekoppelde kandidaat of vacature gearchiveerd wordt — dat is opruimen, geen weggooien. Zie Prullenbak & archief.