Betalingen

De tab Betalingen op /financial toont wat er echt van en naar de rekening ging. Voor EngiFlex komen de rekeningtransacties automatisch binnen via de bankkoppeling Ponto. Daarnaast kan je CSV-exports uploaden: dat blijft nodig voor de kredietkaart, en voor een bedrijf zonder Ponto-koppeling.

Automatisch via Ponto

Nieuwe rekeningtransacties worden twee keer per dag opgehaald, ‘s ochtends en ‘s avonds, en meteen aan hun facturen gekoppeld. Dat gebeurt vóór de betalingsherinneringen vertrekken, zodat een klant die gisteren betaalde geen herinnering krijgt.

Wil je niet wachten, klik dan op Ophalen via Ponto boven de tabel. HQ vraagt de bank eerst om verse gegevens en leest ze daarna in. Lukt dat bij de bank niet, dan krijg je een melding en worden de gegevens die Ponto al had toch ingelezen.

Enkel nieuwe transacties worden ingelezen; oudere historiek blijft zoals ze is.
Upload je daarna toch een rekeninguittreksel over dezelfde periode, dan ontstaan geen dubbels: de CSV-regel wordt aan de bestaande regel gekoppeld en vult aan wat Ponto niet meegeeft.
De kaartaankopen op de kredietkaart komen niet via Ponto. Die uitgavenstaat upload je nog altijd als CSV.
Het saldo bij een regel uit Ponto is berekend vanaf het huidige rekeningsaldo. Het saldo aan het eind van de dag klopt; binnen één dag kan de volgorde afwijken van je uittreksel.

Twee soorten bestanden

HQ herkent per bestand automatisch welk van de twee KBC-formaten het is:

Formaat	Wat erin staat
Rekeninguittreksel	De bankverrichtingen, met het doorlopende saldo
Uitgavenstaat kredietkaart	De individuele kaartaankopen bij handelaars

Beide belanden in dezelfde lijst, met een kolom Bron die zegt welke het was.

Waarom je ze allebei nodig hebt: op het rekeninguittreksel verschijnt een kredietkaartperiode als één grote AFREKENING-afboeking. Pas door ook de uitgavenstaat in te lezen wordt die brok opgesplitst in de echte betalingen per handelaar — en dat is wat je wil zien in de analyses en per categorie.

Uploaden

Sleep het CSV-bestand naar het uploadvak boven de tabel, of klik erop om een bestand te kiezen. Uploaden vereist bewerkrecht op de financiële module.

Dubbele import kan geen kwaad. Elke betaalregel krijgt een vingerafdruk; regels die al bestaan worden overgeslagen en nooit gewijzigd. Je mag dus gerust bestanden inladen met overlappende periodes.

Bescherming bij een nieuwe kaart

Upload je een uitgavenstaat van een kaartnummer dat HQ nog nooit gezien heeft, dan wordt het hele bestand tegengehouden — er wordt niets ingelezen — en krijg je het onbekende kaartnummer te zien. Klopt het, dan bevestig je en wordt het bestand alsnog verwerkt.

Zo kan de uitgavenstaat van de verkeerde kaart er niet per ongeluk in belanden.

Wat je in de lijst ziet

Kolommen: datum · gekoppeld · tegenpartij · categorie · omschrijving · medewerker · bedrag · saldo · bron. Filteren kan op jaar en kwartaal, bron (rekening of kredietkaart), richting, koppelingsstatus, categorie en een zoekterm.

De kolom Omschrijving

Tweederde van de bankregels draagt helemaal geen mededeling. In plaats van dan maar het soort verrichting te tonen (BETALING VIA BANCONTACT) — wat eruitziet als een mededeling terwijl het er geen is — zoekt HQ de best beschikbare omschrijving, in deze volgorde:

de gestructureerde mededeling (+++396/6335/83818+++)
de vrije mededeling (INV-001-000100)
de mededeling van een domiciliëring
handelaar en plaats van een kaartbetaling (BOL.COM — NL3528 BJ UTRECHT)
het nummer van een kaartafrekening
de referentie van de schuldeiser
de rest van de bankomschrijving
tot slot het soort verrichting

De volledige, ruwe bankomschrijving staat altijd op de detailpagina van de betaling, onder Bankomschrijving.

Twee bewegingen die je bewust niet ziet

Sommige regels zijn geen betaling aan iemand. Ze staan wel in het bestand, maar worden weggelaten uit de lijst, uit de reconciliatie en uit het tegenpartijenregister.

De kaartafrekening. Dezelfde beweging staat twee keer in de data: als AFREKENING-afboeking op het rekeninguittreksel, en als DOMICILIERING VIA JE BANK-credit op de uitgavenstaat. Het geld dat écht wegging zijn de individuele handelaarsaankopen. Beide helften meetellen zou de kost verdubbelen én inkomsten verzinnen.

Overboekingen tussen eigen rekeningen. Geld dat van je ene rekening naar je andere gaat is niet verdiend en niet uitgegeven. Zonder deze uitzondering zou een storting van de eigen spaarrekening als omzet van een “klant” met je eigen bedrijfsnaam in de openstaande posten blijven wachten op een factuur die nooit gaat bestaan.

Wat er daarna mee gebeurt

Ingelezen betalingen worden gekoppeld aan documenten uit je boekhouding — zie Reconciliatie — en krijgen automatisch de categorie van hun tegenpartij.

Documentatie laatst bijgewerkt op 18 september 2026