Instellingen — Automatisering

Instellingen → Automatisering bundelt alles wat HQ op eigen houtje doet: kandidaten opschonen, vacatures sluiten of posten, mails uitlezen, portalen nakijken. Tien tabs.

Bijna alles hier staat standaard uit of conservatief ingesteld. Automatisering die je niet verwacht is erger dan handwerk.

Shortlist-beheer

Stuurt de automatische shortlist en het periodieke shortlistrapport:

• Automatisch toevoegen van sterke kandidaten aan de shortlist.
• Bewaartermijn — hoe lang een kandidaat op de shortlist blijft staan.
• Minimumscore en het interval van de rapportmail (standaard elke twee dagen), plus een schakelaar om die mail helemaal uit te zetten.

Het rapport draait ‘s ochtends, zodat een recruiter er dezelfde dag nog op kan handelen. Staat niemand ingeschreven op de mail, dan wordt er niets verstuurd.

Zie Shortlist en Shortlist matches.

Kandidaat-opschoning

Twee opruimmechanismen die kandidaten uit het systeem halen die er niet horen.

Automatisch verwijderen op strikes. Kandidaten die bij het beoordelen herhaaldelijk niet voldoen, worden na een instelbaar aantal strikes verwijderd — en dat is definitief weg, ook in Manatal. Je kan kiezen of dat puur op strikes gebeurt of pas na CV-extractie. Onderaan staat een logboek met een filter op verwijderreden, zodat je kan nakijken wat er weg is en waarom.

Telefoon-blacklist. Sommige telefoonnummers horen bij een interimkantoor of een gedeelde balie in plaats van bij één persoon. Duikt hetzelfde nummer bij meer dan een ingesteld aantal verschillende namen op (instelbaar tussen 2 en 20), dan komt het op de blacklist en worden die kandidaten opgeruimd. Je kan ook zelf een nummer toevoegen; dan wordt de detectie overgeslagen maar de regel wel toegepast.

Opgepast

Dit is de enige tab in deze hub die records definitief verwijdert, ook bij de bron. Zet hem niet aan zonder de drempels na te kijken.

Klantprospectie

HQ speurt de sites van concurrerende sourcing-bureaus af naar vacatures van eindklanten waar wij zelf niet aan tafel zitten. Dat is marktinformatie én een prospectlijst. De gevonden vacatures komen op het tabblad Klantprospecten onder Jobs terecht.

Je stelt in:

• Detectiefrequentie in dagen, en of er automatisch een mail over uitgaat;
• Retentie — vanaf welke score een prospect bewaard blijft, na hoeveel dagen zonder herdetectie hij vervalt, en hoe lang het archief bewaard wordt;
• Gemonitorde eindklanten — per klant aan/uit, en de koppeling naar de organisatie in HQ.

Opmerking

Welke bureaus afgespeurd worden en hoe de herkenningsregels werken, staat in de code — niet in dit scherm. Hier beheer je alleen de koppeling, de aan/uit-stand en de frequentie.

Zie Vacatures.

Vacatures sluiten

Een openstaande vacature waarvan de sluitingsdatum voorbij is, wordt automatisch gedepubliceerd en op status Verloren gezet.

Op deze tab staat de globale terugvaltermijn voor vacatures zonder sluitingsdatum: na zoveel dagen gaan die alsnog dicht. Laat je het veld leeg, dan is die terugval uitgeschakeld en blijven datumloze vacatures openstaan.

Per klant kan je een eigen standaard sluitperiode zetten, op de organisatiefiche onder Automatisering.

De regel geldt voor elke openstaande vacature, gepubliceerd of niet. Dat is bewust: een nooit-gepubliceerde vacature bleef anders eindeloos op actief staan.

Jobs

De standaard aanbod-sectie per taal (Nederlands, Engels, Frans): de tekst die onderaan een vacature komt wanneer er geen eigen aanbod ingevuld is. Laat een veld leeg om op de ingebouwde standaardtekst terug te vallen.

E-mail intake

Een vacature per mail binnenkrijgen en er automatisch een concept van maken. HQ leest een gedeelde mailbox uit, laat AI de vacature eruit halen én anonimiseren (klantnamen, contactgegevens en links naar de bron gaan eruit), en maakt er een concept-vacature van. Er wordt nooit automatisch gepubliceerd.

Instelbaar: aan/uit (standaard uit), welke mailbox, een allowlist van afzenders, vanaf hoeveel woorden in de body de mail als bruikbaar geldt, de organisatie waaraan een vacature zonder herkende klant voorlopig hangt, en het AI-model.

Nakijken doe je op het tabblad E-mail intake onder Jobs, met de acties Publiceren, Verwerpen en Opnieuw extraheren. Geslaagde concepten staan ook gewoon in de vacaturelijst met een badge Bron: E-mail.

Kanalen

De koppeling met externe publicatiekanalen — vandaag VDAB. Je zet het kanaal aan of uit en vult de postmodus, het supplier-id, de gebruikersnaam, het wachtwoord en de upload-URL in. Het wachtwoord is write-only: het wordt nooit naar je scherm teruggestuurd.

Posten zelf gebeurt op het tabblad Publicatie van een vacature.

Publicatieregels

Het spiegelbeeld van Vacatures sluiten: bepaalt naar welke kanalen een vacature automatisch mee gepost wordt zodra ze gepubliceerd wordt.

Een regel is een set condities op de vacature → een set doelkanalen. “Voor deze klant altijd naar VDAB posten” is gewoon een regel met een klantconditie.

Mogelijke condities: klant, discipline, sector en senioriteit. De logica:

• Tussen groepen geldt EN — elke ingevulde groep moet kloppen.
• Binnen een groep geldt OF — één overlappende waarde volstaat.
• Een lege groep betekent “elke”. Een regel zonder condities matcht dus alle vacatures.

Matchen meerdere regels, dan worden hun kanalen samengevoegd; er is geen voorrang tussen regels.

Opmerking

Een nieuwe regel post nooit met terugwerkende kracht. Alleen een nieuwe publicatie triggert een post. Vacatures die al gepubliceerd waren toen je de regel aanmaakte, blijven ongemoeid.

Onder de regeltabel staat Geposte vacatures: wat er effectief vertrokken is, met de vacature, het kanaal (met link naar de publieke pagina), wie het postte (een recruiter, of “Publicatieregel” bij een automatische post), de status en het tijdstip. Filteren kan op kanaal, status en of het automatisch of manueel ging.

Fouten blokkeren een publicatie nooit: mislukt de post naar een kanaal, dan wordt dat als fout weggeschreven en gaat de vacature gewoon online.

Indieningen

Dien je een kandidaat in bij een klant via Connecting Expertise, ProUnity of SAP Fieldglass, dan leest HQ die portalen ‘s avonds uit en zet de match automatisch op Aangeboden.

Instelling	Standaard
Hoofdschakelaar	uit
Per portaal aan/uit	aan
Ook interview, onderhandeling en aangenomen zetten	uit
Afwijzingen als activiteit loggen	aan
Ontbrekende match aanmaken	uit

De belangrijkste regel: fasen gaan alleen vooruit — heb je iemand al verder gezet, dan blijft die stand.

Waarom “ook interview en verder” standaard uit staat: die fasen sturen e-mails en maken bij Aangenomen een medewerkerrecord aan.

Zie Matches › Automatisch bijgewerkt vanuit de klantportalen.

Fase-automatisering

Deze tab verzamelt alles wat een fase van een match kan verschuiven zonder dat jij iets doet. Eén schakelaar per bron:

Instelling	Wat het doet	Standaard
Op de kwaliteit van de match	Sterke match → Te contacteren, supermatch → Te indienen	uit
Bij een afwijzing door de klant	De match gaat naar Verloren — portaalstatus én afwijzingsmail	aan
Op een werkbon-mail van SAP Fieldglass	Order submitted → Onderhandeling, Order accepted → Aangenomen	aan
Bij een gesloten vacature	De match gaat naar Verloren	aan
Wachttijd voor ingediende kandidaten	Dagen dat een ingediende kandidaat blijft staan na het sluiten van de vacature	14

Die wachttijd bestaat omdat een gesloten aanvraag niet altijd een genomen beslissing is: de klant heeft dat CV nog liggen. Wie nooit ingediend werd, gaat wél meteen mee met de vacature.

Alles hier gaat alleen vooruit en laat Aangenomen en Verloren met rust. De drempels voor sterke match en supermatch zelf staan onder Instellingen › AI › Kandidaat review; de fasen die uit de portaalscrape komen, op de tab Indieningen hierboven.

Zie Pipelines & fasen › Welke fasen HQ zelf zet.