Prullenbak & archief
HQ verwijdert niets meteen definitief. Items die je verwijdert komen eerst 30 dagen in de Prullenbak (recovery-window) en oude items die niemand nog raakt belanden automatisch in het Archief (zodat de actieve lijsten snel blijven).
Prullenbak
Section titled “Prullenbak”Wanneer je een kandidaat, vacature, klant of sollicitatie verwijdert (knop Verwijderen, of bulk-actie), gaat het item naar de prullenbak. Het verschijnt niet meer in de gewone lijsten, maar staat 30 dagen herstelbaar klaar.
Openen
Section titled “Openen”- Via het menu links: Prullenbak
- Of via de knop Prullenbak rechtsboven op het kandidaten-, vacature- of klantenoverzicht
Herstellen
Section titled “Herstellen”- Open de Prullenbak.
- Kies de juiste tab (Kandidaten / Jobs / Klanten / Sollicitaties).
- Klik Herstellen naast het item. Eventueel gekoppelde sollicitaties komen automatisch mee.
Definitieve opruiming
Section titled “Definitieve opruiming”Na 30 dagen verwijdert HQ items in de prullenbak elke nacht automatisch, inclusief alle gekoppelde data (matches, notities, taken, CV-historiek). Dit is onomkeerbaar — herstel daarvoor.
Archief
Section titled “Archief”Sommige items zijn niet “verwijderd” maar gewoon oud: een kandidaat die al lang geen actieve sollicitaties meer heeft, een vacature die jaren geleden gesloten werd, een klant zonder actieve openstaande jobs. Die schuiven automatisch naar het Archief zodat je gewone zoekopdrachten en lijsten snel blijven.
Standaard verschuift HQ items naar het archief als ze >2 jaar oud zijn en aan de specifieke criteria per type voldoen:
| Type | Wanneer gearchiveerd |
|---|---|
| Kandidaten | Laatste sollicitatie >2 jaar geleden EN geen actieve sollicitaties |
| Vacatures | Status closed of archived EN >2 jaar niet meer bijgewerkt |
| Klanten | Geen actieve vacatures EN >2 jaar niet meer bijgewerkt |
| Sollicitaties | Gekoppelde kandidaat of vacature is gearchiveerd |
Openen
Section titled “Openen”- Via het menu links: Archief
- Of via de knop Archief rechtsboven op het kandidaten-, vacature- of klantenoverzicht
Terughalen uit archief
Section titled “Terughalen uit archief”Open het archief, kies de juiste tab, en klik Uit archief naast het item. Vanaf dan verschijnt het weer in de gewone lijsten.
Verschil tussen Prullenbak en Archief
Section titled “Verschil tussen Prullenbak en Archief”| Prullenbak | Archief | |
|---|---|---|
| Reden | Bewust verwijderd door iemand | Automatisch oud / inactief |
| Bewaartermijn | 30 dagen, daarna definitief weg | Onbeperkt |
| Herstellen mogelijk? | Ja — Herstellen | Ja — Uit archief |
| Effect bij herstel | Volledige cascade (matches, notities …) | Item alleen — gekoppelde items volgen hun eigen status |
Voor beheerders — retentie-instellingen
Section titled “Voor beheerders — retentie-instellingen”Admins vinden onder Instellingen → Data retentie drie regelaars:
- Soft-delete bewaarperiode — aantal dagen dat verwijderde items in de prullenbak blijven (default: 30).
- Archief leeftijd — aantal dagen na laatste activiteit voor auto-archivering (default: 730 = 2 jaar).
- Auto-archivering — schakelaar om de automatische archivering aan/uit te zetten. Wanneer uit, blijft alleen de prullenbak-opruim actief.
Daarnaast staan er twee knoppen:
- Dry-run — toont wat de retentie-cron zou doen zonder iets te wijzigen. Handig om het effect te bekijken voor je een parameter aanpast.
- Sweep nu uitvoeren — start de retentie-cron meteen i.p.v. te wachten op de nachtelijke run.