Prullenbak & archief
HQ verwijdert niets meteen definitief. Items die je verwijdert komen eerst 30 dagen in de Prullenbak (recovery-window) en oude items die niemand nog raakt belanden automatisch in het Archief (zodat de actieve lijsten snel blijven). Voor kandidaten is er daarnaast een derde, aparte regel: de AVG-verwijdering ruimt kandidaten die al jaren geen contact meer hadden volledig en definitief op, conform de privacyverklaring op de EngiFlex-website.
Prullenbak
Section titled “Prullenbak”Wanneer je een kandidaat, vacature, klant of sollicitatie verwijdert (knop Verwijderen, of bulk-actie), gaat het item naar de prullenbak. Het verschijnt niet meer in de gewone lijsten, maar staat 30 dagen herstelbaar klaar.
Openen
Section titled “Openen”- Via het menu links: Prullenbak
- Of via de knop Prullenbak rechtsboven op het kandidaten-, vacature- of klantenoverzicht
Herstellen
Section titled “Herstellen”- Open de Prullenbak.
- Kies de juiste tab (Kandidaten / Jobs / Klanten / Matches).
- Klik Herstellen naast het item. Eventueel gekoppelde sollicitaties komen automatisch mee.
Open je de detailpagina van een verwijderde kandidaat (bv. via een oude link), dan staat bovenaan een rode balk Verwijderd met de verwijderdatum en een knop Herstellen.
Definitieve opruiming
Section titled “Definitieve opruiming”Na 30 dagen verwijdert HQ items in de prullenbak elke nacht automatisch, inclusief alle gekoppelde data (matches, notities, taken, CV-historiek). Dit is onomkeerbaar — herstel daarvoor.
Archief
Section titled “Archief”Sommige items zijn niet “verwijderd” maar gewoon oud: een kandidaat die al lang geen actieve sollicitaties meer heeft, een vacature die jaren geleden gesloten werd, een klant zonder actieve openstaande jobs. Die schuiven automatisch naar het Archief zodat je gewone zoekopdrachten en lijsten snel blijven.
Standaard verschuift HQ items naar het archief als ze >2 jaar oud zijn en aan de specifieke criteria per type voldoen:
| Type | Wanneer gearchiveerd |
|---|---|
| Kandidaten | Laatste sollicitatie >2 jaar geleden EN geen actieve sollicitaties |
| Vacatures | Status closed of archived EN >2 jaar niet meer bijgewerkt |
| Klanten | Geen actieve vacatures EN >2 jaar niet meer bijgewerkt |
| Matches | Gekoppelde kandidaat of vacature is gearchiveerd |
Openen
Section titled “Openen”- Via het menu links: Archief
- Of via de knop Archief rechtsboven op het kandidaten-, vacature- of klantenoverzicht
Terughalen uit archief
Section titled “Terughalen uit archief”Open het archief, kies de juiste tab, en klik Uit archief naast het item. Vanaf dan verschijnt het weer in de gewone lijsten.
AVG-verwijdering — kandidaten zonder contact
Section titled “AVG-verwijdering — kandidaten zonder contact”De privacyverklaring op de EngiFlex-website belooft dat kandidaatgegevens, sollicitaties en de talentenpool uiterlijk 3 jaar na het laatste betekenisvolle contact verwijderd worden. Archivering alleen volstaat daar niet voor — een gearchiveerde kandidaat blijft immers voor altijd in het systeem staan. Daarvoor bestaat een apart, derde retentiemechanisme dat kandidaten volledig en definitief verwijdert, zowel in HQ als in Manatal.
Een kandidaat komt pas in aanmerking als alle onderstaande signalen ouder zijn dan de ingestelde termijn:
- de laatste sollicitatie (of, bij ontbreken daarvan, wanneer de kandidaat is aangemaakt)
- een wijziging aan een van zijn sollicitaties/matches
- een gespreksnotitie
- een e-mail van de kandidaat (een jobalert die wíj versturen telt niet mee als contact)
Een kandidaat met een nog actieve sollicitatie, of die intussen als medewerker is aangenomen, wordt nooit via dit mechanisme verwijderd — aangenomen medewerkers volgen de aparte bewaartermijn uit de privacyverklaring (5 jaar na einde tewerkstelling).
Verschil tussen Prullenbak en Archief
Section titled “Verschil tussen Prullenbak en Archief”| Prullenbak | Archief | |
|---|---|---|
| Reden | Bewust verwijderd door iemand | Automatisch oud / inactief |
| Bewaartermijn | 30 dagen, daarna definitief weg | Onbeperkt |
| Herstellen mogelijk? | Ja — Herstellen | Ja — Uit archief |
| Effect bij herstel | Volledige cascade (matches, notities …) | Item alleen — gekoppelde items volgen hun eigen status |
Documentatie laatst bijgewerkt op