Tegenpartijen & categorieën
Een financiële categorie hangt aan de tegenpartij, niet aan de losse betaling. Klasseer je een leverancier één keer als Personeel & HR, dan erven al zijn betalingen en documenten die categorie — de bestaande én alle toekomstige.
De verhouding maakt het argument: honderden betalingen tegenover enkele tientallen tegenpartijen, en die scheefheid groeit elke maand. Per betaling labelen is een tredmolen; per bedrijf klasseren is eenmalig.
Het register
Section titled “Het register”De tab Tegenpartijen op /financial is de lijst van alle bedrijven en
personen waarmee geld heen en weer gaat. Per tegenpartij staan onder meer de
canonieke naam, de schrijfwijzen waaronder ze in de bank en de boekhouding
voorkomt, het btw-nummer, de IBAN’s, de categorie, het soort (klant, leverancier
of overig) en de koppelingen.
Hoe rijen aan een tegenpartij komen
Section titled “Hoe rijen aan een tegenpartij komen”Automatisch. Na elke bankimport en elke synchronisatie met je boekhouding probeert HQ nieuwe betalingen en documenten aan een bestaande tegenpartij te koppelen, en maakt het entries aan voor bedrijven die nog nergens op pasten. Het sterkste signaal is het IBAN, daarna het btw-nummer, daarna de naam. Bestaande handmatige toewijzingen worden nooit overschreven.
Met de hand — en HQ leert ervan. De bank schrijft de winkel (HUBO), de
boekhouding de vennootschap (Practical Nv), en geen enkele regel ziet daar
verband in. Op de detailpagina van een betaling of document wijs je bij
Tegenpartij (HQ) de juiste entry toe. HQ:
- zet de tegenpartij op die rij;
- onthoudt de schrijfwijze als alias van die tegenpartij;
- lost meteen alle andere rijen met dezelfde schrijfwijze mee op.
De volgende keer komt die leverancier al opgelost binnen.
De rijen vinden die dit nodig hebben: filter op Zonder tegenpartij op de tabs Betalingen en Documenten. Dat zijn precies de rijen die geen enkele regel kon oplossen.
Categorieën
Section titled “Categorieën”Je zet de categorie op twee plaatsen:
- in de tab Tegenpartijen, via de dropdown in de kolom Categorie;
- op de pagina van de tegenpartij zelf (klik op haar naam), bij Gegevens.
Klanten en leveranciers worden langs verschillende assen geklasseerd. Bij een klant is de vraag wat voor zaak is dit, bij een leverancier waar gaat dit geld naartoe. Klanten kiezen daarom uit de omzetcategorieën (Project sourcing, Agency, Managed services), leveranciers uit de kostencategorieën (Personeel & HR, Mobiliteit, Software, Events, Management …).
Wijkt één rij af van de rest, dan kan je op die betaling of dat document een andere categorie zetten; die overschrijft de categorie van de tegenpartij.
De lijst met categorieën beheren
Section titled “De lijst met categorieën beheren”In Instellingen → Financieel → Categorieën maak je categorieën aan, hernoem je ze, kies je hun kleur en of ze bij klanten (omzet), leveranciers (kosten) of allebei horen. De kolom Gebruik toont hoeveel tegenpartijen, betalingen en documenten de categorie dragen.
Een categorie verwijderen gooit geen betalingen of documenten weg: de rijen die ze droegen komen op “geen categorie” te staan en moeten opnieuw geklasseerd worden.
Koppelingen naar klant en medewerker
Section titled “Koppelingen naar klant en medewerker”Een tegenpartij kan naar twee dingen wijzen, zichtbaar in de kolom Koppeling:
| Koppeling | Betekenis |
|---|---|
| Klant | Deze tegenpartij is een klant uit het CRM — klik door naar de klantfiche |
| Medewerker | Deze tegenpartij hoort bij een consultant |
Bij een medewerker zijn er twee soorten:
- BV — de vennootschap die ons factureert. Dit is de bron van waarheid voor naam, btw-nummer en IBAN’s van die freelancer, en krijgt automatisch de categorie Freelancers (tenzij je er al een had gezet).
- Privérekening — doorgaans de terugbetaling van een onkostennota. Géén freelancerkost, dus die telt niet mee in de freelancer-marges of in de urenstaatcontrole.
Een freelancer mag beide hebben: dat zijn twee rekeningen, geen duplicaat. Per medewerker kan er wel maar één BV zijn — een nieuwe BV-koppeling maakt de vorige los.
De knop Analyse koppelingen zoekt voor elke tegenpartij zonder koppeling wat ze is, en doet per tegenpartij één voorstel: het sterkste signaal wint, want een keuze uit drie voorstellen nodigt vooral uit tot de verkeerde klik.
Factuurklant
Section titled “Factuurklant”Een klant kan gefactureerd worden via een ander bedrijf — De Lijn via USG Public-Sourcing, bijvoorbeeld. Die factuurontvanger is geen recruitmentklant en hoeft dat ook niet te worden: je zet hem als Factuurklant op de klantfiche, verwijzend naar een tegenpartij.
De facturatiegegevens (naam, btw-nummer, Peppol-adres, adres) staan dan op die tegenpartij, te bewerken in de rij-editor. Ontbrekende velden worden aangevuld vanuit de organisatie zelf.
Negeren voor reconciliatie
Section titled “Negeren voor reconciliatie”De kolom Negeren houdt alle betalingen en documenten van een tegenpartij buiten de reconciliatie en de openstaande posten. Handig voor tegenpartijen waarvan je nooit iets hoeft af te punten.
Documentatie laatst bijgewerkt op