Facturatie

Facturatie loopt volledig via Banqup. HQ maakt uit een urenstaat een conceptfactuur (DRAFT) in Banqup; nakijken en versturen doe je daar. HQ verstuurt zelf geen facturen en mailt niets naar klanten.

De flow

1. Uren binnenhalen — automatisch uit de klantportalen of handmatig; zie Urenstaten.
2. Goedkeuren — een urenstaat op Goedgekeurd is het normale vertrekpunt.
3. Factureren — knop Factuur aanmaken op de rij. Er ontstaat een DRAFT in Banqup.
4. Nakijken + versturen — in Banqup zelf. Het document komt via de sync ook op Financial → Documenten terecht.
5. De urenstaat krijgt status Gefactureerd.

Op een urenstaat die nog maar Ingediend is, staat dezelfde knop in gedempte stijl met het label Concept-factuur. Dat mag: Banqup krijgt sowieso enkel een DRAFT, die daar nog nagekeken wordt. Op een urenstaat in Concept staat geen knop.

De knop is idempotent — twee keer klikken maakt geen tweede factuur. Daarna verschijnt een Banqup ✓-badge; die is klikbaar en opent het koppelingsdialoog.

Automatisch factureren

Staat Automatisch factureren aan bij de klant (of op de opdracht), dan wordt de DRAFT aangemaakt zodra de urenstaat op Goedgekeurd komt te staan en hoef je de knop niet meer te duwen.

Facturatieritme: per maand of per week

Op de klant staat een instelling Facturatieritme (organisatiefiche → configuratietabblad → sectie Facturatie):

• Per maand (standaard) — één urenstaat wordt één Banqup-document.
• Per week — de urenstaat blijft één maandrij, maar elke week krijgt haar eigen document.

Bij een weekklant klap je de rij open: elke weekrij heeft een knop Factureer week, en daarna haar eigen Banqup ✓-badge. Op de lijstrij zelf staat dan “per week” of “N weekfacturen” in plaats van de maandknop.

De urenstaat gaat pas op Gefactureerd wanneer elke week met factureerbare uren haar document heeft. Ontkoppel je één week, dan gaat hij terug naar Goedgekeurd.

Opgepast

Het ritme is dwingend. HQ weigert een maandfactuur bij een weekklant en omgekeerd, met een boodschap die naar de instelling verwijst. Klopt het ritme niet, pas het dan aan op de klant — niet op de urenstaat.

Tarieven

De eenheidsprijs per factuurlijn is het contracttarief van de opdracht, omgerekend naar de factuurbasis.

• Factuurbasis — lijnen worden gemaakt op uurbasis (standaard) of dagbasis. Staat er een dagtarief op het contract en factureer je op uurbasis, dan wordt de uurprijs het dagtarief gedeeld door “uren per dag”.
• OT en DT krijgen hun toeslagfactor (standaard ×1,5 en ×2,0).
• Staat er op een individuele urenregel een afwijkend tarief, dan wint dat van het contracttarief.
• De hoeveelheid komt altijd uit de urenstaat. “Uren per dag” is enkel een rekenfactor tussen dag- en uurtarief, geen gepresteerde tijd.

Welk contract? Bij voorkeur het contract waaraan de urenstaat gekoppeld is. Ontbreekt die koppeling — vaak bij geïmporteerde urenstaten — dan zoekt HQ het contract van de opdracht waarvan de periode de maand van de urenstaat dekt, of, als de opdracht er maar één heeft, dat ene.

Opmerking

Ontbreekt er een tarief, dan komt de lijn op 0 met een waarschuwing in het scherm. Het aanmaken wordt niet geblokkeerd — het finaliseren wel, tenzij je uitdrukkelijk bevestigt. Zie je een nul staan, controleer dan het contract op de opdracht.

Lijnomschrijvingen

De omschrijving van een factuurlijn wordt opgebouwd als:

[{medewerker} — ]{label}[ {Maand}][ {Jaar}]

Bijvoorbeeld: Jan Jansen — Standard hours May 2026. Bij een weekfactuur staat het weekbereik er in plaats van maand en jaar: Jan Jansen — Standard hours 20/07/2026 – 26/07/2026. Maandnamen zijn Engels.

Het label per uurtype (ST / OT / DT / overige) en de vinkjes voor maand, jaar en medewerkersnaam stel je in onder Instellingen → Financieel → Lijnomschrijvingen, globaal of per klant.

Een factuur rechtzetten

Klik op de Banqup ✓-badge. Je krijgt drie mogelijkheden:

Actie	Wanneer
Alleen ontkoppelen	Het document bestaat niet meer in Banqup, of je wil de urenstaat losmaken zonder iets te crediteren
Opnieuw factureren	De DRAFT staat nog in Banqup en mag weg — er komt een nieuwe voor in de plaats
Creditnota maken	De factuur ligt al bij de klant. Er komt een DRAFT-creditnota met exact dezelfde lijnen, met een afgedrukte notitie die de gecrediteerde factuur bij naam noemt en optioneel je reden

Een creditnota laat het origineel staan — dat is precies het verschil met ontkoppelen — en zet de urenstaat terug op Goedgekeurd, zodat je opnieuw kan factureren. De knop Creditnota maken is uitgeschakeld wanneer het document niet meer in Banqup bestaat: dan valt er niets te crediteren en is ontkoppelen het juiste gereedschap.

Instellingen

Onder Instellingen → Financieel → Facturatie:

Instelling	Standaard
Btw-tarief	21 %
Betaaltermijn	30 dagen
Facturatiebasis	uur
OT-factor / DT-factor	1,5 / 2,0
Uren per dag	8

Facturatiebasis, OT- en DT-factor en uren per dag kunnen per klant overschreven worden op de organisatiefiche; een leeg veld erft de globale waarde.

De verkopergegevens (je eigen bedrijfsnaam, adres, ondernemingsnummer, IBAN) staan niet hier maar onder Bedrijf instellingen — het menu onder je naam. Diezelfde gegevens worden gebruikt als betaler in het SEPA-betaalbestand, dus een ontbrekend IBAN blokkeert daar.

Vervallen facturen opvolgen

Een verkoopfactuur die niemand opvolgt is de duurste vorm van stilte. Onder Instellingen → Financieel → Opvolging zet je aan dat HQ meldt wanneer een onbetaalde verkoopfactuur langer dan een ingestelde drempel over haar vervaldag staat.

• De controle draait mee met de nachtelijke taken, na de synchronisatie met je boekhouding.
• Iedereen krijgt een melding in de app; wie zich op Vervallen factuur heeft geabonneerd krijgt ze ook per mail of push. Zie Notificaties.
• Elke factuur wordt één keer gemeld. Meerdere facturen worden samengevoegd in één bericht zolang je dat nog niet gelezen hebt.

Op dezelfde tab staat de melding voor PO-budgetten.