Medewerkers

De medewerkersmodule toont de mensen die voor het bedrijf werken: consultants die via Recruitment werden aangenomen, en interne medewerkers.

Ga naar Medewerkers in het menu om de medewerkerslijst te openen.

Een medewerker toevoegen

Klik op + Nieuwe medewerker.

Met kandidaat: kies de kandidaat die je aanneemt. Heeft die een vacature lopen, dan verschuift HQ die mee naar Aangenomen en vult het de klant in.
Zonder kandidaat: vink Zonder kandidaat (enkel in HQ) aan en vul de naam in. Gebruik dit voor iemand die nooit als kandidaat in de pijplijn stond, zoals een bedrijfsleider. Een bedrijf zonder Recruitment-module ziet enkel dit formulier.

Kies bij iemand op de loonlijst het contracttype In dienst. Dan haalt HQ elke week zijn loonbrieven en verlofsaldo op uit het sociaal secretariaat, op basis van de naam.

Wat zie je in het overzicht?

Per medewerker zie je onder meer:

naam
klant
functie
bedrijfsemail
datum in dienst
datum uit dienst
status actief of inactief

Via de naam open je de medewerker: bij een medewerker met kandidaat is dat de tab Personeel op het kandidaatprofiel, anders een eigen medewerkerpagina met dezelfde gegevens.

Opdrachtgegevens

Op het kandidaatprofiel staat in de tab Personeel een sectie Opdrachtgegevens.

Daar zie je de opdrachten van de medewerker in tabelvorm. Per opdracht zie je onder meer:

klant
start- en einddatum
manager bij de klant
aantal contracten
aantal PO’s

Gebruik Nieuwe opdracht om een extra opdracht toe te voegen. De opdracht krijgt een klant, een functie / rol, optionele periode en optionele managergegevens.

Klik op een opdracht om de detailpagina te openen. Daar beheer je:

de opdrachtgegevens
meerdere contracten binnen de opdracht
meerdere PO’s binnen elk contract

Contracten bewaren startdatum, einddatum en bedrag. PO’s bewaren nummer, bedrag en note.

Bulk betalen (freelancers)

Bij een freelancer staat in de tab Personeel de sectie Betalen met de schakelaar Bulk betalen. Staat die aan, dan staan de openstaande facturen van deze freelancer standaard aangevinkt in de bulkbetaling via Ponto. De sectie verschijnt alleen als de module Financieel aan staat.

Urenstaten

Onder Medewerkers → Urenstaten staat één rij per medewerker per maand. Klik op een rij om het detail te zien: per dag (ProUnity, Connecting-Expertise) of per week (SAP Fieldglass / Pfizer), met de uren opgesplitst in ST (standaard), OT (over) en DT (dubbel).

Zelf een urenstaat toevoegen

Voor medewerkers waarvan HQ de uren niet automatisch uit een klantenportaal kan halen, gebruik je Urenstaat toevoegen. Kies de medewerker, de opdracht (die bepaalt zowel de klant als het tarief) of anders rechtstreeks de klant, de maand en de status. Enkel een goedgekeurde urenstaat kan gefactureerd worden.

De uren geef je op twee manieren in:

Totaal voor de periode — één getal per categorie voor de hele maand
Per dag — een vakje per kalenderdag (weekends staan gedimd)

Onderaan zie je het lopende totaal. Een urenstaat die je zelf toevoegt, wordt door de automatische import met rust gelaten: die slaat de periode over.

Factureren

Een goedgekeurde urenstaat zet je met Factuur aanmaken als ontwerpfactuur in Banqup. Nakijken en versturen doe je in Banqup zelf; het document verschijnt daarna ook bij Financieel → Documenten.

Factureert een klant per week in plaats van per maand — zoals Pfizer — klap dan de rij open: elke weekregel heeft haar eigen knop Factureer week, die één ontwerpfactuur voor die ene week maakt. Zodra een week gefactureerd is, verschijnt daar een groene Banqup ✓ die naar het document doorlinkt, en vervangt “N weekfacturen” de maandknop op de rij — zo kan je niet per ongeluk dezelfde uren twee keer aanrekenen. De urenstaat komt pas op Gefactureerd zodra elke week met uren haar factuur heeft.

Een nieuwe opdracht zoeken

Loopt de opdracht van een medewerker af, dan kan je HQ laten meezoeken naar een volgende. Op het kandidaatprofiel, tab Personeel, staat de sectie Nieuwe opdracht zoeken.

Zet Zoekt nieuwe opdracht aan. HQ vult daarbij meteen twee velden in vanuit de opdracht die het laatst eindigt — pas ze aan als dat niet klopt:

Beschikbaar vanaf — vanaf wanneer de medewerker vrij is
Aflopende opdracht — over welke opdracht het gaat

Daaronder verschijnt Functie op de opdracht. Staat die er nog niet, vul hem dan in: zonder functie kan de matching alleen op het CV afgaan. Heeft de medewerker helemaal geen opdracht in HQ, dan zegt HQ dat en maak je er eerst een aan.

HQ bouwt daarbij ook meteen een matchingprofiel op uit de lopende opdracht: de functie telt mee als huidige werkervaring, en de vaardigheden uit de gekoppelde vacature worden aan het kandidaatprofiel toegevoegd. Die vaardigheden krijgen op de profielpagina het label opdracht, zodat je ze uit elkaar houdt van wat uit het CV komt. Zet je de vlag weer uit, dan verdwijnen ze allebei.

Vanaf dat moment staat de medewerker in de shortlist. Dat is wat telt: HQ zet elke nacht alle shortlist-kandidaten af tegen de gepubliceerde vacatures. Sterke treffers verschijnen op Shortlist matches en in de rapportmail, en wanneer zowel de score als de AI-beoordeling groen zijn, maakt HQ zelf een match aan bij de vacature. Er is dus geen aparte knop om de zoektocht te starten — aanzetten volstaat.

De medewerkerslijst toont een badge Zoekt opdracht naast de naam, en met de gelijknamige filterknop houd je alleen die medewerkers over.

Zien of HQ effectief gekeken heeft

Blijft het stil, dan wil je weten of er niet gekeken wordt of dat er gekeken wordt en er niets kwalificeert. Dat lees je op de tijdlijn van de kandidaat (en in het globale activiteitenoverzicht): elke ronde laat een regel Auto-match uitgevoerd achter, bijvoorbeeld

Auto-match voor Jan Peeters: 14 vacatures bekeken, score 31–58 — geen enkele vacature haalde de drempel

Je ziet dus hoeveel vacatures er beoordeeld zijn en hoe hoog die scoorden. Staat de bovenkant van dat bereik ver onder de drempel, dan is het profiel het knelpunt en niet de matching — vaak ontbreekt de functie op de opdracht, of staat er een discipline op de kandidaat die geen enkele vacature gebruikt. Zie je geen vacatures bekeken, dan viel alles al weg op discipline of seniority.

Een uitkomst die identiek is aan de vorige regel wordt niet herhaald, dus de tijdlijn blijft leesbaar: er verschijnt pas weer een regel zodra er iets verandert.

Timesheet-herinneringen

Ontbreekt de timesheet van een medewerker voor de voorbije maand, of is die ingediend maar nog niet goedgekeurd door de manager bij de klant, dan kan HQ automatisch een herinnering sturen — standaard vanaf de 5de resp. de 16de van de volgende maand. Je zet dat aan en past de teksten aan bij Triggered emails.

Automatisch bij een aanname

Verschuif je een kandidaat naar de pipeline-fase Aangenomen, dan komt die meteen bij de medewerkers te staan. Dat werkt zowel wanneer je de fase in HQ verschuift als wanneer dat rechtstreeks in Manatal gebeurt.

HQ maakt tegelijk de eerste opdracht aan, met de klant van de vacature, de functie uit de vacaturetitel en de aannamedatum als startdatum. Er komt bewust nog géén contract bij: het commerciële tarief is op dat moment nog niet bekend. Zodra dat uit een uitgaande factuur blijkt, komt het als contract ónder deze opdracht te staan — er ontstaat dus geen tweede opdracht.

Daarbij vult HQ ook de klant in de tab Personeel in, op basis van de organisatie van de vacature. Een klant die je zelf al hebt ingevuld, wordt nooit overschreven.

Staat de onboarding-checklist aan, dan wordt die tegelijk aangemaakt.

Verversen en herberekenen

Voor aannames van vóór deze automatische koppeling gebruik je de Ververs-knop: die berekent de personeelslijst opnieuw vanuit de onderliggende matches.

Klik op de Ververs-knop op de Medewerkers-pagina om oudere aannames toe te voegen
Bestaande medewerkers worden niet verwijderd bij het verversen
Het verversen maakt bewust geen onboarding-checklists aan

Bij een lege lijst kan HQ ook zelf een eerste berekening uitvoeren.

Zoeken, filteren en bulkacties

In het overzicht kan je medewerkers:

zoeken
filteren op actieve of inactieve status
filteren op klant
filteren op medewerkers die een nieuwe opdracht zoeken
in bulk mailen
in bulk deactiveren

Gebruik deactiveren wanneer iemand niet langer actief is, in plaats van records zomaar te verwijderen.

Handmatig toevoegen

Naast herberekenen vanuit bestaande gegevens kan je ook handmatig een nieuwe medewerker toevoegen via Nieuwe medewerker.

Zoek daar de kandidaat op (op naam of op kandidaat-ID). HQ toont dan meteen de vacatures waaraan die kandidaat gekoppeld is, onder Aangenomen voor vacature:

heeft de kandidaat één gekoppelde vacature, dan staat die al gekozen
zijn er meerdere, kies je zelf voor welke vacature de aanname geldt
kies Geen vacature verschuiven als je niets aan de pipeline wil wijzigen

De gekozen vacature verschuift bij het opslaan naar Aangenomen en vult tegelijk het veld Klant in. Je kan die klant nog aanpassen voor je opslaat.

Documentatie laatst bijgewerkt op 18 september 2026