Klanten

In HQ beheer je klanten als organisaties — bedrijven waarvoor je kandidaten werft. Je kunt organisaties koppelen aan vacatures en kandidaten.

Organisaties bekijken

Ga naar Klanten in het linker menu om een overzicht te zien van alle organisaties.

In het overzicht zie je onder meer:

naam en logo
owner
sectoren
locatie
website
aanmaakdatum

Je kunt organisaties zoeken en filteren, bijvoorbeeld op owner.

Organisatie toevoegen

Klik op Nieuwe organisatie
Vul de naam en contactgegevens in
Klik op Opslaan

Organisatiedetail

Op de detailpagina van een klant werk je met vijf tabbladen:

Profiel — bedrijfsgegevens, sectoren, adres en beschrijving
Configuratie — aliassen, facturatie en automatisering
Jobs — vacatures die aan deze klant gekoppeld zijn
Klantvacatures — vacatures bij deze klant die niet via ons binnenkwamen (zie Klantvacatures)
Notities — interne context en opvolging

Wat beheer je in Profiel?

Daar werk je onder meer deze gegevens bij:

naam
website, e-mail en telefoon
sectoren
aliassen of alternatieve klantnamen
adresgegevens
beschrijving

Gebruik aliassen wanneer een klant ook onder afkortingen, groepsnamen of alternatieve schrijfwijzen voorkomt.

Facturatie per klant

In het tabblad Configuratie staat de sectie Facturatie. Die verschijnt alleen wanneer de module Finance aanstaat.

Factuurklant

Standaard sturen we de factuur naar de klant zelf. Werk je via een tussenpartij — een sourcingpartner of inhuurdesk die de facturen ontvangt en betaalt — kies die dan bij Factuurklant. Alle facturen voor deze klant (pdf, UBL en het Banqup-ontwerp) gaan dan naar die partij in plaats van naar de eindklant.

Je kiest hier een tegenpartij, niet een klant. Dat is bewust: de factuurontvanger is een financiële relatie en hoeft geen klant te zijn waarvoor we rekruteren. Zo factureren we bijvoorbeeld het werk bij De Lijn via USG Public-Sourcing, terwijl USG zelf geen recruitmentklant is.

Staat de partij er nog niet bij? Voeg ze toe via Financieel → Tegenpartijen. Daar beheer je ook haar btw-nummer, Peppol-endpoint en adres — die gegevens komen op de factuur terecht.

Automatisch factureren

Staat Automatisch factureren aan, dan zet een goedgekeurde urenstaat van deze klant meteen zelf een ontwerpfactuur in Banqup klaar. Je hoeft dan niet meer per urenstaat op Factuur aanmaken te duwen bij Medewerkers → Urenstaten; de urenstaat komt binnen, wordt goedgekeurd, en het ontwerp staat er.

Het blijft een ontwerp in Banqup: nakijken en versturen doe je nog altijd zelf. Wat er op de factuur komt volgt gewoon de andere instellingen hierboven — factuurklant, tarieven en factuurlijnen.

Een klant die je nieuw aanmaakt staat aan. Bestaande klanten stonden bij de invoering op uit; zet de schakelaar per klant aan wanneer je die stap wil overslaan.

Wil je het voor één opdracht anders? Op de opdracht zelf staat Automatisch factureren met drie keuzes:

Volg de klant — de standaard. De opdracht doet wat er bij de klant staat.
Altijd aan voor deze opdracht — ook wanneer het bij de klant uit staat.
Altijd uit voor deze opdracht — ook wanneer het bij de klant aan staat.

Zo kun je een klant in één keer aanzetten en toch één opdracht eruit houden. Opdrachten bij dezelfde klant staan los van elkaar.

Opnieuw factureren

Is een ontwerpfactuur in Banqup weggegooid, dan blijft de urenstaat bij Medewerkers → Urenstaten op Gefactureerd staan met een groene Banqup ✓ — terwijl er in Banqup niets meer te vinden is. Klik in dat geval op die Banqup ✓: je krijgt het documentnummer en het bedrag te zien, en HQ kijkt meteen bij Banqup na of het document er nog is.

Staat er niet meer gevonden, dan kan je met Opnieuw factureren een nieuwe ontwerpfactuur laten aanmaken. De urenstaat gaat daarvoor eerst terug naar Goedgekeurd.
Wil je enkel de koppeling kwijt en later zelf factureren, kies dan Alleen ontkoppelen.
Bestaat het document in Banqup nog wél, dan waarschuwt HQ je en moet je uitdrukkelijk bevestigen: opnieuw factureren maakt dan een tweede factuur voor dezelfde periode. Verwijder het bestaande document dan liever eerst in Banqup. HQ verwijdert hier zelf nooit iets uit Banqup.

Btw-nummer en Peppol op de klant

Deze twee velden gelden wanneer de klant zelf de factuur krijgt. Staat er een factuurklant ingevuld, dan winnen de gegevens van die tegenpartij.

Tarieven en factuurlijnen

De instellingen voor tarieven en factuurlijnen blijven bij de eindklant staan, ook wanneer je via een tussenpartij factureert. Ze beschrijven hoe het werk gemeten en gegroepeerd wordt, niet wie de factuur ontvangt.

Automatisch publiceren

Per organisatie kun je automatisch publiceren inschakelen. Dit vind je in de sectie “Automatisering” op de organisatiepagina.

Wanneer ingeschakeld:

Nieuwe vacatures die via Manatal binnenkomen worden automatisch verbeterd door AI (beschrijving, ontbrekende velden)
Na de AI-verbetering worden vacatures automatisch gepubliceerd als ze aan de kwaliteitseisen voldoen

Kwaliteitseisen

Een vacature wordt alleen automatisch gepubliceerd als:

De beschrijving lang genoeg is (minimaal 200 tekens)
Ervaringsniveau, sector en discipline ingevuld zijn
Stad en land ingevuld zijn
De vacature actief is

Vacatures die niet aan deze eisen voldoen worden niet gepubliceerd. Je ziet in het activiteitenlogboek welke vacatures geblokkeerd zijn en waarom.

Jobs per klant

In het tabblad Jobs zie je alle vacatures van deze klant.

Per vacature zie je daar onder meer:

functietitel
locatie
status
of de vacature gepubliceerd is

Vanuit deze lijst kun je meteen doorklikken naar de vacaturedetailpagina.

Geposte jobs volgen

Wil je weten welke vacatures een klant zelf uitschrijft, zet dan in het tabblad Configuratie, sectie Automatisering, Geposte jobs volgen aan en vul de LinkedIn-bedrijfspagina van de klant in, bijvoorbeeld https://www.linkedin.com/company/sanofi/.

HQ haalt dan ‘s avonds de vacatures op die de klant in België op LinkedIn post, met dezelfde frequentie als de klantprospecten.
Enkel rollen die ook voor een consultant kunnen komen mee: IT, engineering, aankoop, HR, kwaliteit, projectmanagement, … Stages, studentenjobs en operator- of magazijnfuncties vallen weg.
Onder het veld zie je of HQ het bedrijf op LinkedIn gevonden heeft. Blijft er staan dat het nog opgezocht wordt, controleer dan of de link naar de juiste bedrijfspagina wijst.

Klantvacatures

In het tabblad Klantvacatures zie je de vacatures bij deze klant die niet via ons binnenkwamen, met dezelfde filters en acties als op het tabblad Klantprospecten:

Intern — vacatures die de klant zelf op LinkedIn post (als Geposte jobs volgen aanstaat)
Consulting — vacatures voor deze klant die een concurrerend bureau post

Koppelen aan vacatures

Bij het aanmaken of bewerken van een vacature kun je een organisatie selecteren als opdrachtgever. Zo blijft duidelijk welke vacature bij welke klant hoort.

Notities

Per organisatie kun je notities toevoegen om afspraken, contactmomenten of andere informatie bij te houden. Zie Notities & activiteiten voor meer details.

Verwijderen, herstellen en archiveren

Klanten die je verwijdert komen eerst in de Prullenbak en blijven daar standaard 30 dagen herstelbaar. Pas daarna ruimt het systeem ze definitief op, inclusief gekoppelde notities. Vacatures volgen hun eigen retentie (zie Vacatures).

Klanten zonder actieve, niet-gearchiveerde vacatures die al langer dan 2 jaar niet meer zijn bijgewerkt schuiven automatisch naar het Archief zodat ze niet meer in de gewone klantenlijst zitten. Je kan ze daar handmatig terughalen.

Beide overzichten bereik je via de knoppen Prullenbak en Archief rechtsboven het klantoverzicht of via het menu links.

Documentatie laatst bijgewerkt op 18 september 2026