Urenstaten
Urenstaten staan onder Medewerkers → Timesheets (/staff/timesheets) en per
consultant op zijn kandidaatfiche, tabblad Urenstaten. Ze zijn het vertrekpunt
van de hele facturatieketen: zonder uren geen factuur.
Waar de uren vandaan komen
Section titled “Waar de uren vandaan komen”HQ haalt de uren automatisch op bij drie klantportalen:
| Bron | Wat er opgehaald wordt | Detailniveau |
|---|---|---|
| ProUnity | De missie-PDF’s | per dag |
| Connecting Expertise | Rechtstreeks via hun API | per dag |
| SAP Fieldglass | De urenstaatpagina’s | per week |
De import loopt automatisch mee met de achtergrondtaken. Het ritme volgt de facturatie: in de eerste helft van de maand — wanneer de facturen voor de vorige periode buitengaan — draait hij om de twee dagen, in de tweede helft wekelijks.
Twee dingen die de import bewust doet:
- Nooit dubbel. Elke geïmporteerde urenstaat draagt een merkteken van zijn bron. Een tweede import over dezelfde periode werkt de bestaande rij bij in plaats van een tweede aan te maken.
- Handwerk wint. Heb je voor een periode zelf een urenstaat ingegeven, dan laat de import die met rust.
Loopt er iets mis bij één portaal, dan draaien de andere twee gewoon door en gaat er een foutmail naar de beheerders met de laatste uitvoerregels erin.
Handmatig een urenstaat toevoegen
Section titled “Handmatig een urenstaat toevoegen”Niet elke consultant zit op een portaal. De knop Urenstaat toevoegen op
/staff/timesheets opent een formulier waarin je de medewerker, de periode en de
uren invult. Zo’n handmatige urenstaat gedraagt zich verder exact als een
geïmporteerde.
Consultants die zelf hun uren doorgeven
Section titled “Consultants die zelf hun uren doorgeven”Consultants kunnen zelf timesheets doorsturen via hun eigen pagina — zie Timesheet doorgeven. Wat zij indienen, verschijnt hier als urenstaat met status Ingediend, klaar om na te kijken en goed te keuren. Ze kunnen blijven bijsturen zolang je de maand niet hebt goedgekeurd; daarna staat ze voor hen vast.
Op diezelfde pagina kunnen ze een opmerking over hun urenstaat achterlaten. Die komt binnen als melding bij iedereen die de facturen mag zien, en wordt ook gemaild — ook wanneer hun uren automatisch uit een klantportaal komen en ze zelf niets kunnen corrigeren.
ST, OT en DT
Section titled “ST, OT en DT”Elke urenregel valt in een categorie:
| Code | Betekenis | Factureerbaar |
|---|---|---|
| ST | Normale uren (standard time) | ja |
| OT | Overuren (overtime) | ja |
| DT | Dubbel betaalde uren (double time) | ja |
| Overige | Andere factureerbare uren | ja |
| NB | Niet-factureerbaar | nee |
De lijst toont per urenstaat de kolommen ST, OT en DT naast het totaal. Alleen SAP Fieldglass levert die opsplitsing aan; ProUnity en Connecting Expertise boeken alles als ST.
Bij het factureren krijgen OT en DT hun toeslagfactor (standaard ×1,5 en ×2,0) — zie Facturatie.
Statussen
Section titled “Statussen”| Status | Betekenis |
|---|---|
| Concept | Nog in opbouw |
| Ingediend | Ingediend, nog niet goedgekeurd |
| Goedgekeurd | Klaar om te factureren |
| Gefactureerd | Er is een factuur van gemaakt |
Je kan filteren op status, en verder op periode, medewerker, klant en PO-nummer.
PO-nummers
Section titled “PO-nummers”Het PO-nummer is de inkooporderreferentie die de klant uitgeeft voor die periode. ProUnity en Connecting Expertise leveren die mee vanaf hun documenten; Fieldglass-urenstaten dragen er geen.
Vindt HQ een PO-nummer op een urenstaat, dan wordt dat nummer automatisch ook als PO-record op de opdracht aangemaakt, zodat je er een budget aan kan hangen en het verbruik kan volgen. Zie Opdrachten, contracten & PO’s.
Van urenstaat naar factuur
Section titled “Van urenstaat naar factuur”Op elke rij staat een knop om er een factuur van te maken, en een kolom Banqup die toont of dat al gebeurd is. De volledige uitleg — hele maand of per week, welk tarief er gebruikt wordt, en wat er misgaat als een tarief ontbreekt — staat op Facturatie.
De freelancerfactuur ernaast
Section titled “De freelancerfactuur ernaast”Een urenstaat draagt niet alleen de uitgaande verkoopfactuur, maar kan ook gekoppeld worden aan de binnenkomende factuur van de freelancer. HQ vergelijkt dan wat de freelancer factureert met wat de uren en het inkooptarief op het contract voorspellen, en meldt het verschil.
Die vergelijking is meteen het tweede paar ogen bij het goedkeuren van zo’n factuur — zie Inkoopfacturen & betalen.
Documentatie laatst bijgewerkt op