Opdrachten, contracten & PO's

Een opdracht koppelt een consultant aan een klant. Onder die opdracht hangen één of meer contracten met de tarieven, en de PO’s (purchase orders) die de klant uitgeeft. Samen zijn ze de rekenbasis van elke factuur.

Je vindt ze op de opdrachtpagina (/staff/opdrachten/[id]), bereikbaar vanaf de medewerker.

Contracten en tarieven

Een contract draagt twee tarieven en een periode:

Veld	Betekenis
Verkooptarief	Wat wij de klant aanrekenen — de basis van de verkoopfactuur
Inkooptarief	Wat wij de freelancer betalen — de basis van de bedragcontrole op zijn factuur
Periode	Dag- of uurtarief; een opdracht heeft altijd een van beide

Bij het factureren zoekt HQ het contract waarvan de periode de maand van de urenstaat dekt. Heeft de opdracht er maar één, dan wordt dat gebruikt. Zijn er meerdere kandidaten zonder duidelijke keuze, dan komt de factuurlijn op 0 met een waarschuwing — zie Facturatie → Tarieven.

Een contract verwijderen verwijdert ook de PO’s die eraan hangen; HQ vraagt om bevestiging.

PO’s en budget

Een PO is het inkoopordernummer dat de klant uitgeeft. Twee wegen leiden ernaartoe:

• Automatisch — vindt een timesheet-import een PO-nummer op het brondocument, dan maakt HQ meteen het PO-record aan op de opdracht. Zonder budget: dat vul jij in.
• Met de hand — voeg een PO toe op de opdrachtpagina, met nummer, budget en eenheid.

Het budget kan in drie eenheden staan:

Eenheid	Wat er verbruikt wordt
Euro	De verkoopwaarde van de gewerkte uren, inclusief de OT- en DT-toeslagen
Uren	De rauwe factureerbare uren
Dagen	Idem, omgerekend via “uren per dag”

Opmerking

Bij uren en dagen tellen de OT/DT-toeslagen bewust niet mee: een PO voor 220 dagen is opgebruikt na 220 gepresteerde dagen, niet na 220 gewogen dagen. Bij een budget in euro tellen ze wél mee — de klant geeft de PO uit, dus zijn budget komt overeen met onze omzet.

Verbruik

Onder elke PO staat een balk die het verbruik toont, opgesplitst in:

• Definitief — uren op goedgekeurde en gefactureerde urenstaten
• In behandeling — uren op concept- en ingediende urenstaten
• Resterend — wat er nog over is (kan negatief worden bij overschrijding)

De balk kleurt amber vanaf 80 % en rood vanaf 100 %. Uitklappen toont de urenstaten die eraan bijdragen.

Dezelfde balken staan gebundeld op het tabblad Personeel van de consultant — daar zie je alle PO’s over al zijn opdrachten heen.

Bij het toevoegen van een urenstaat is het PO-veld een keuzelijst van de PO’s van die medewerker, met het resterende budget in het label. Uitgeputte PO’s staan er niet meer in; PO’s zonder budget wel. Vrij typen kan altijd.

Drempelalarm

Passeert het verbruik 80 % of 100 % van het budget, dan krijg je een melding in de app. Zonder die melding ontdek je een uitgeputte PO pas wanneer de klant een factuur weigert — en dan zijn de uren al gewerkt.

• Aan/uit onder Instellingen → Financieel → Opvolging. Standaard aan.
• Draait mee met de ochtendtaken, na de timesheet-import.
• Elke drempel wordt één keer gemeld.
• Verhoog je het budget en zakt het verbruik weer onder de laagste drempel, dan scherpt het alarm zich opnieuw: bij de volgende uitputting krijg je weer een melding.
• Een PO zonder budget meldt nooit iets.

Contractvoorstellen

Soms wordt een verkoopfactuur rechtstreeks in de boekhouding aangemaakt, zonder dat er in HQ een opdracht of tarief bestaat. De tab Contracten op /financial vangt dat op.

HQ zoekt bij zo’n factuur de best passende urenstaat — via de klant, de referentiecode (het PO-nummer), de naam van de medewerker en de periode — en leidt daaruit het verkooptarief af: het nettobedrag van de factuur gedeeld door de gefactureerde hoeveelheid. Elk voorstel wordt gegroepeerd per medewerker en klant.

Per groep zie je de medewerker, de klant, de periode, het tarief, de bronfacturen (met links), en hoe zeker HQ is. Twee acties: Aanmaken of Negeren. Opnieuw scannen ververst de lijst.

Bij Aanmaken krijg je een bevestigingsvenster met de medewerker (vast), de klant (aanpasbaar), de periode en de bronfacturen. Leveren de facturen verschillende tarieven op, dan krijg je ze als keuzelijst met een waarschuwing, plus de optie om zelf een bedrag in te vullen.

Opmerking

Er wordt nooit automatisch een opdracht of contract aangemaakt — financiële gegevens vragen altijd om bevestiging. En er wordt niet blind een nieuwe opdracht gemaakt: bestaat er al een opdracht van die medewerker bij die klant, dan landt het tarief als contract daaronder.

De tab draagt een teller met het aantal wachtende groepen, en verschijnt alleen wanneer de module Recruitment aan staat. Nieuwe voorstellen leveren ‘s nachts een notificatie op.