Kandidaten

Kandidatenoverzicht

Ga naar Kandidaten in het menu om alle kandidaten te zien.

De kandidatenmodule bestaat uit vier weergaves:

Kandidaten — de standaardlijst met alle kandidaten
Mappen — een aparte lijst met kandidaatfolders
Shortlist — een aparte lijst met kandidaten die expliciet op de shortlist staan
Indieningen — kandidaten die bij een klant zijn ingediend op een leveranciersportaal

Zoeken en filteren

Zoeken op naam, e-mailadres, telefoonnummer of headline
Filteren op owner, ervaringsniveau of tags
Filteren op vakgebied in drie niveaus, van breed naar fijn: Categorie › Discipline › Functietitel. Een categorie groepeert disciplines; een discipline groepeert functietitels. Kies je een categorie, dan tonen de discipline- en functietitellijsten enkel de bijbehorende opties. De categorie van een kandidaat wordt automatisch afgeleid uit zijn disciplines. De functietitelfilter toont kandidaten met een passende eerdere functie (op basis van hun mogelijke functietitels).

Wat zie je in het overzicht?

Per kandidaat zie je:

Naam (klik om het profiel te openen)
E-mailadres en telefoonnummer
Owner (wie verantwoordelijk is voor de kandidaat)
Locatie
Tags (gekleurde labels)
Bron (gesolliciteerd, gesourced, referral, bureau, geïmporteerd)
Aanmaakdatum
Laatste match — wanneer de kandidaat voor het laatst aan een vacature gekoppeld werd. Een streepje betekent dat er nog geen enkele match is.

Klik op een kolomkop om op die kolom te sorteren; klik opnieuw om de richting om te draaien. Standaard staan de nieuwste kandidaten bovenaan (aanmaakdatum). Wil je zien wie recent nog actief was in plaats van wie recent is aangemaakt, sorteer dan op Laatste match. Kandidaten zonder waarde in de gekozen kolom (bijvoorbeeld zonder match) staan altijd onderaan.

In de lijst kan je ook in bulk werken, bijvoorbeeld om kandidaten aan een folder of vacature toe te voegen.

Kandidaat toevoegen

Klik op Kandidaat toevoegen bovenaan het overzicht
Vul de gegevens in (naam, e-mail, telefoon, etc.)
Klik op Opslaan

De kandidaat verschijnt direct in het overzicht.

Kandidaatprofiel

Klik op een kandidaat om het profiel te openen. Het profiel heeft de volgende tabbladen:

Profiel — Persoonlijke gegevens en contactinformatie
CV — CV-beheer: huidige CV bekijken, nieuwe CV’s uploaden en AI-review. Zie CV-beheer.
Jobs — Vacatures waaraan deze kandidaat gekoppeld is (matches)
Notities — Interne opmerkingen en activiteiten
Personeel — Informatie als de kandidaat is aangenomen als medewerker

Op het profiel werk je meestal de inhoudelijke gegevens van de kandidaat bij. Gebruik de lijstweergaves vooral om te zoeken, filteren en acties in bulk uit te voeren.

Strikes-badge

Naast de naam van de kandidaat staat een strikes-badge (bijvoorbeeld 0,5 strikes). Strikes zijn een automatische kwaliteitsindicatie die HQ berekent zodra de kandidaat binnenkomt — op basis van telefoonregio, locatie, nationaliteit, leeftijd, stage-functie, universiteit en naamherkenning.

Beweeg met je muis over de badge om te zien welke signalen meetelden en hoeveel elk signaal bijdroeg. De kleur geeft de ernst aan: groen (geen strikes), grijs (laag), oranje (verhoogd) en rood (hoog). Kandidaten met veel strikes krijgen geen automatische CV-extractie en kunnen bij een slechte match automatisch verwijderd worden.

Vanaf hoeveel strikes dat gebeurt, stelt een admin in bij Instellingen › Automatisering › Kandidaat-opschoning. Er zijn twee drempels: één voor kandidaten met een slechte match op een vacature, en een hogere algemene bovengrens die geldt op strikes alleen — daar hoeft geen vacature of match aan te pas te komen. Die bovengrens wordt getest bij binnenkomst én opnieuw zodra het CV verwerkt is, want pas op dat moment is bijvoorbeeld de Europass-strike geboekt. Op dezelfde pagina staan het overzicht van alle automatisch verwijderde kandidaten en de telefoon-blacklist. Let op: verwijderde kandidaten zijn definitief weg uit Manatal — kandidaten op de shortlist, met een indiening bij een klant, met een match voorbij de eerste fase, of met een AI-review die hen goed genoeg vond, worden nooit automatisch verwijderd.

De score wordt één keer bepaald bij binnenkomst en daarna niet meer herberekend. Bij kandidaten die nog nooit gescoord zijn, is de badge niet zichtbaar.

Op één signaal na: is het CV een Europass-CV, dan komt daar een halve strike bij zodra het CV verwerkt is. Dat kan pas op dat moment, want dit is aan het bestand zelf te zien en niet aan de gegevens van de kandidaat. HQ herkent zo’n CV aan het woord “Europass” in de tekst of in de bestandsgegevens, en anders aan het Europass-logo bovenaan — ook wanneer het CV opnieuw is afgedrukt of omgezet. In de badge verschijnt dit als CV is een Europass-export.

CV en profielinformatie

In het tabblad CV beheer je het CV van de kandidaat. Je kunt het huidige CV bekijken, een nieuw CV opladen en de AI-review bekijken. Eerder geüploade CV’s zijn zichtbaar in de historiek.

Zie ook CV-beheer voor het toevoegen, uploaden en opnieuw extraheren van CV’s.

Kandidaten organiseren met mappen

Je kunt kandidaten groeperen in mappen voor een beter overzicht. Open hiervoor de weergave Mappen binnen de kandidatenmodule.

Ga naar Kandidaten en schakel naar Mappen
Maak een nieuwe map aan of open een bestaande
Voeg kandidaten toe aan de map

Vanuit een map kun je kandidaten ook weer verwijderen of de map bewerken. Per folder zie je onder meer:

de naam van de map
hoeveel kandidaten erin zitten
de owner van de map
wanneer de map aangemaakt werd

Gebruik folders wanneer je kandidaten wilt groeperen buiten de context van een specifieke vacature.

Shortlist

De weergave Shortlist toont kandidaten die expliciet als shortlistkandidaat zijn gemarkeerd.

Gebruik shortlist wanneer je snel een beperkte selectie wilt opvolgen zonder eerst een aparte map of matchlijst op te bouwen.

In deze weergave kan je:

zoeken op naam, e-mail, telefoon of headline — of op betekenis via de knop Semantisch (zie Zoeken)
kandidaten manueel toevoegen aan de shortlist
kandidaten opnieuw uit de shortlist halen
de shortlist vernieuwen

Shortlist is dus een aparte werkweergave, naast de gewone kandidatenlijst en de folders.

Indieningen

De weergave Indieningen toont welke kandidaten bij een klant zijn ingediend op Connecting Expertise, ProUnity of SAP Fieldglass. HQ leest die portalen elke avond uit, zodat je niet meer zelf hoeft bij te houden wie waar werd voorgesteld.

Per indiening zie je de kandidaat, de datum van de indiening, de klant, het platform, de vacature en de status: Ingediend, Interview, Onderhandeling, Aangenomen of Afgewezen. Onder de status staat hoe HQ het weet — de letterlijke woorden van het portaal, of via platformmail.

Afwijzingen komen uit de mails van het platform. Connecting Expertise haalt een afgewezen voorstel gewoon uit zijn lijst in plaats van er “afgewezen” bij te zetten, dus dat kan HQ nooit uit het portaal zelf leren. De melding die de klant per mail stuurt, doet dat wel: die zet de indiening op Afgewezen en de reden van de klant verschijnt als tooltip op de status. Zie je daarnaast nog een portaalstatus als “Published” staan, dan is dat het laatste wat het portaal toonde — de afwijzing is recenter. Dezelfde afwijzing komt ook als notitie op de kandidaatfiche terecht.

Rechts staat ook wat HQ met de indiening gedaan heeft:

→ Aangeboden — de sollicitatie is automatisch naar die fase verschoven.
Niet gekoppeld — HQ kon de indiening niet eenduidig aan een sollicitatie koppelen, bijvoorbeeld omdat de kandidaat nog niet in HQ staat, er twee kandidaten met dezelfde naam zijn, of er nooit een sollicitatie werd aangemaakt. Er verandert dan niets; beweeg over de melding voor de reden.

Filter op platform of status, of vink Enkel niet-gekoppeld aan om precies die gevallen te zien die nog handwerk vragen.

Medewerkers staan hier niet tussen. Wie al bij een klant aan de slag is, blijft op het portaal opduiken zolang zijn work order loopt — SAP Fieldglass toont zo elke maand opnieuw “Work Order Accepted”. Dat gaat over de lopende opdracht (een verlenging of een herziening), niet over een sollicitatie, dus HQ bewaart daar niets van. De opdracht en het tarief van een medewerker vind je bij Personeel › Opdrachten.

Zie Matches › Automatisch bijgewerkt vanuit de klantportalen voor de regels waarmee fases verschoven worden.

Bulk acties

Selecteer meerdere kandidaten via de checkboxes om acties in bulk uit te voeren:

E-mail sturen naar de geselecteerde kandidaten
Owner toewijzen
Aan map toevoegen
Aan vacature toevoegen (match aanmaken)
Tags toevoegen
Verwijderen (naar prullenbak — herstelbaar)

Bulkacties zijn het snelst vanuit de standaard kandidatenlijst. Voor folders en shortlist werk je meestal vanuit hun eigen weergave.

Kandidaten verwijderen, herstellen en archiveren

Als je een kandidaat verwijdert (knop Verwijderen of via de bulk-actie) belandt die niet meteen definitief in de prullenbak weg — hij blijft daar 30 dagen herstelbaar staan. Pas daarna ruimt het systeem de kandidaat automatisch op, samen met zijn matches, notities en taken.

Herstellen uit de prullenbak

Klik in het kandidatenoverzicht rechtsboven op Prullenbak (of via het menu links Prullenbak).
Kies de tab Kandidaten.
Klik op Herstellen naast de juiste kandidaat. De gekoppelde sollicitaties komen automatisch mee.

Archief — oude kandidaten buiten de actieve lijst

Kandidaten die al lang niet meer hebben gesolliciteerd en geen actieve match meer hebben (standaard: ouder dan 2 jaar) verschuiven automatisch naar het Archief. Ze blijven in het systeem maar verschijnen niet meer in de gewone lijsten — zo blijft zoeken snel.

Het archief bereik je via Archief rechtsboven het kandidatenoverzicht of via het menu links. Daar kan je een gearchiveerde kandidaat ook handmatig Uit archief halen.

AVG-verwijdering — kandidaten zonder contact

Los van de prullenbak en het archief bestaat er een derde, apart in te schakelen regel: kandidaten zonder sollicitatie, gesprek of bericht gedurende een ingestelde periode (standaard 3 jaar) worden volledig en definitief verwijderd, zowel in HQ als in Manatal — conform de privacyverklaring op de EngiFlex-website. Zie Prullenbak & archief voor de volledige uitleg en de beheerdersinstellingen.

Documentatie laatst bijgewerkt op 18 september 2026